No es ningún secreto que Internet es hoy una de nuestras principales formas de comunicación. Ya sea a través de videollamadas, llamadas en línea o mensajes de texto, estamos constantemente comunicándonos con otros usuarios y encontramos nuevas formas de transmitir lo que pensamos. En este sentido, comprender cómo responder un correo electrónico profesional es fundamental para cualquiera que trabaje en grandes organizaciones.

Sabiendo esto, aquí en este artículo traemos varios consejos para ti que deseas descubrir cómo responder un correo electrónico profesional de una manera súper asertiva y convertir todos los mensajes que recibes en ventas. ¿Tienes curiosidad por saber más? ¡Quédate atento!

¿Qué es un correo electrónico profesional?

Generalmente, los correos electrónicos profesionales suelen tener un dominio propio con el nombre de la empresa a la que pertenecen. Sin embargo, esto no es una regla, considerando que una corporación puede crear un correo electrónico común, pero utilizarlo solo para asuntos profesionales, convirtiéndolo en un correo electrónico corporativo.

En este sentido, hay que tener en cuenta que lo que hace profesional a un correo electrónico es el hecho de que se divulgue como un contacto de empresa.

Por lo tanto, estas cuentas requieren dedicación constante, considerando que son una forma sencilla de mantener a los clientes bien atendidos y establecer una presencia digital aún mayor en la web.

¿Cómo responder un correo electrónico profesional?

Como puedes ver arriba, un correo electrónico profesional no es más que la dirección de correo electrónico para contactar con una empresa. Por lo tanto, si ya has abierto tu cuenta y la estás promocionando, debes estar preparado para lidiar con los mensajes que recibirás.

Al contrario de lo que muchos piensan, aunque el correo electrónico es un tipo de contacto informal, suele ser bastante decisivo para el cliente al momento de adquirir o no tu producto.

Por lo tanto, siempre es necesario dedicar mucho tiempo a las respuestas, asegurándonos que sean satisfactorias en todos los sentidos.

Sin embargo, simplemente responder las preguntas de los clientes puede no ser suficiente para cerrar una venta. Algunos otros factores son muy importantes y pueden mejorar aún más tu negocio. ¡Sigue leyendo para entender más!

Olvídate de los formatos estándar 

Cuando una gran empresa tiene un flujo de correos electrónicos muy grande, es habitual que adopte algunos formatos de respuesta estándar. Esta es una estrategia que facilita mucho la comunicación, haciéndola más ágil, pero también puede suponer un auténtico tiro al pie si no se realiza correctamente.

Esto se debe a que es muy común que los clientes identifiquen que recibieron un mensaje estándar, que no fue escrito de manera única. Cuando el texto es satisfactorio en relación a las dudas, esto puede incluso estar bien, pero si es solo un contenido estándar, seguramente generarás una insatisfacción muy grande.

Por este motivo, el mejor consejo es reservar un poco de tu tiempo para responder a cada correo electrónico de forma individual, hablando exactamente de lo que el cliente preguntó.

Además, evita jergas, manteniendo la comunicación simple pero personal. De esta manera, tu cliente se sentirá mucho mejor tratado y agradecido por el tiempo que la empresa se tomó para responder sus preguntas.

Cuidado con la gramática y la ortografía

No hay nada menos profesional que un correo electrónico lleno de errores gramaticales y ortográficos. Por eso, uno de los consejos más importantes sin duda es escribir siempre lo más correctamente posible, revisando el texto varias veces antes de enviarlo al cliente.

Sin embargo, hay que prestar atención y recordar que escribir correctamente no es sinónimo de lenguaje formal. Tu respuesta a los clientes debe estar bien escrita, pero manteniendo la comunicación accesible, sin palabras difíciles de entender o términos ambiguos.

El mejor consejo aquí es ser directo y claro, imaginando que estás hablando con el cliente personalmente.

Además, si el nombre del usuario está disponible en tu dirección, también es bueno saludarlo con él al principio y al final del correo electrónico, asegurando una mayor proximidad entre ambas partes y una respuesta aún más exclusiva para tu consumidor.

No huyas de las preguntas

Es muy común que nuestro producto o servicio tenga algún punto que no resulte tan atractivo para los consumidores. Después de todo, todo tiene un costo y sus beneficios, pero el éxito de tus ventas depende directamente de cómo abordar estos temas con los consumidores.

Muchas empresas creen que la mejor manera es esconderse y no centrarse en estos puntos, dejando al consumidor ciego ante ellos. Sin embargo, esto suele ser una trampa, dado que puede traer muchas complicaciones posventa, además de no ser bueno para la imagen de la empresa.

Por lo tanto, el mejor consejo es no huir de las preguntas difíciles al responder correos electrónicos profesionales.

Debes decir siempre la verdad y responder todo lo que el cliente pregunte, centrándote siempre en los aspectos positivos de lo que ofreces. Con esta actitud transmitirás mucha más credibilidad a tu consumidor, quien verá que tu empresa es seria y actúa con honestidad desde la preventa.

Recuerda siempre el marketing 

Desde hace años, el e-mail marketing se ha consolidado como una de las estrategias publicitarias más efectivas para los negocios en línea. Después de todo, es una forma sencilla, directa y precisa de llegar a los clientes y asegurarse de que estén al tanto de tus promociones.

Por este motivo, antes de finalizar la respuesta de un correo electrónico profesional, recuerda siempre comunicarle al cliente. Podría ser una promoción por temporada que esté vigente en tu tienda, un nuevo producto que haya entrado al catálogo o incluso ese descuento exclusivo para llamar la atención.

Lo importante es realizar una “Call to action”, en español, “llamada a la acción”, donde invitamos al cliente a seguir adelante y finalizar su compra. Con este simple detalle podrás dirigir a tu consumidor hacia lo que quieres que hagas y aún así aprovechar el canal de contacto ya establecido para seguir divulgando.

Trabaja siempre rápido

Como comentamos anteriormente, es fundamental reservar un tiempo para responder cada correo electrónico del cliente de forma individual, asegurando una respuesta coherente y cohesiva en todos los sentidos. Sin embargo, esta organización no debería ralentizar tu comunicación con los consumidores.

Para el éxito de una venta es fundamental que siempre respondas a tus clientes rápidamente, tardando menos de 24 horas en completar la devolución. A partir de ese momento, es común que los usuarios olviden el correo enviado o no den relevancia al tema, provocando que se pierda una venta que ya estaba casi completa.

Conclusión

El mejor consejo es organizar y reservar un tiempo del día exclusivamente para contestar correos. De esta manera organizas que ningún texto se quedará atrás y cada día obtienes nuevas oportunidades para negociar y hacer que tu negocio crezca cada vez más. 

Entonces, ¿te gustaron nuestros consejos sobre cómo responder un correo electrónico profesional? ¿Estás listo para mejorar tu comunicación con los clientes? Si es así, ¡quédate atento a nuestro blog y descubre aún más contenido que te ayudará a alcanzar el éxito a través de la web!