¿Quién nunca ha tenido que hacer varias tareas repetitivas en una hoja de cálculo de Excel y ha deseado utilizar una forma más automática? Para estos casos y otro más, existe VBA (Visual Basic For Applications). Aprende más sobre esta excelente solución, aquí.

VBA se aplica normalmente en Excel, pero también se usa para otros programas del Paquete Office y tiene varias características que facilitan el trabajo del usuario. La automatización de tareas ya está muy presente en las empresas, y VBA es una solución sencilla y rentable para eso.

Crear diferentes funciones dentro de la herramienta elegida, interactuar con grandes volúmenes de datos o manipular información dentro de una hoja de cálculo con unos pocos clics son solo algunas de las cosas que puede hacer el lenguaje VBA.

¿Qué es VBA?

VBA te permite automatizar acciones en una hoja de cálculo y personalizar el análisis de datos según tus necesidades. Por lo tanto, la programación de VBA es una forma de crear comandos dentro de Excel que simplifican la resolución de problemas dentro de ese programa.

Es ideal para quienes trabajan mucho en la misma hoja de cálculo y necesitan hacer que los comandos sean más automáticos. La programación en VBA acelera la realización de tareas y también reduce el índice de error.

Este lenguaje ha sido muy popular en el mundo durante años y puede ser aplicado incluso por personas sin conocimientos de programación profesional. Por eso, te traemos algunos consejos para que entiendas mejor cómo aplicarlo en tu día a día.

¿Cómo acceder al editor VBA en Excel?

La forma más sencilla de abrir el editor VBA es usar el atajo Alt + F11, que abre el editor donde se realiza la parte de programación de la hoja de cálculo. También es posible acceder al área de programación a través del campo “Desarrollador” y luego “Visual Basic”.

Si la función “Desarrollador” no está habilitada, simplemente haz clic en “Archivo” y luego en “Opciones”. A continuación, haz clic en “personalizar opciones” donde se encuentra la pestaña “Desarrollador”. Luego selecciona para comenzar a utilizar.

Para escribir un código VBA desde cero, dentro de este entorno, haz clic en “insertar” y luego en “módulo”. Aquí, los códigos están escritos en módulos. Dentro de un módulo, existen secuencias de macros, códigos creados en el lenguaje Visual Basic que traducen las acciones del usuario.

Los macros son códigos grabados dentro de VBA, que pueden ser creados incluso por quienes no tienen conocimiento técnico en el área, ya que el lenguaje es muy sencillo. Con ellos, las tareas repetitivas dentro de Excel se pueden realizar con solo uno de los comandos VBA Excel.

Sintaxis básica del lenguaje VBA

La “sintaxis” es la organización de cómo se deben escribir los códigos. VBA consta de un conjunto de procedimientos. Cada procedimiento está formado por instrucciones, las cuales deben contener expresiones y/o palabras clave. Las expresiones se pueden usar para muchas cosas, como hacer cálculos o probar datos.

Estos elementos tienen un orden para insertarse en un comando determinado. Todas las fórmulas de Excel, por ejemplo, desde las más básicas hasta las más complejas, siguen una sintaxis. En la programación de VBA, los comandos están separados por una coma.

Hay muchos comandos y cada uno tiene funciones específicas como convertir expresiones en datos y devolver acciones. Siempre que se coloca uno, aparece un cuadro de sintaxis abajo. Seguir este cuadro al rellenar el código reduce el riesgo de errores: entre paréntesis está lo que es obligatorio y entre paréntesis recto lo que es opcional.

¿Cómo funciona la lógica de programación VBA?

Dentro de cada macro, los denominados procedimientos, que son las acciones que el usuario quiere automatizar, se pueden dividir de dos formas: subrutinas y funciones. Las subrutinas realizan las tareas que se colocan después de la palabra “sub” en el módulo.

Todo esto es parte de la lógica de programación de VBA que, como otros lenguajes utilizados para programar, tiene reglas y significados como cuando se aprende un nuevo idioma. A medida que el usuario comprende estas reglas, programar se vuelve más fácil y aporta muchos beneficios al trabajo.

Cualquier que esté comenzando a desarrollar programación VBA puede usar, por ejemplo, bibliotecas online que contienen las características más populares. Con el tiempo, te convertirás en un verdadero desarrollador y memorizarás los que más utilizas.

Variables VBA

Aún dentro de este lenguaje de programación, existen variables que son objetos que contienen valores utilizados en cálculos. También hay tipos de variables VBA, como string (para conjuntos de textos), double (para números con o sin decimales) o date (utilizada para almacenar fechas).

A menudo, los datos ingresados en códigos ocupan mucho espacio y las variables son formas de almacenar estos datos utilizando menos espacio en la memoria de la computadora.

Declararlos correctamente es muy importante. Eso es porque la declaración es la advertencia a la computadora sobre cuánta memoria se usará para almacenar datos y el tipo de datos que estarán allí.

Los errores en este proceso pueden dañar el código e impedirte completar las tareas que pretendes automatizar. Por eso, es importante tener una buena base de conceptos de VBA antes de declarar variables.

Principales aplicaciones del lenguaje VBA

Son muchas las ventajas en usar VBA, como mejorar la productividad del equipo que lo usa, reducir errores y pérdidas, facilidad y practicidad para realizar tareas que serían muy repetitivas, por ejemplo.

Saber qué es VBA puede ayudarte incluso en otras aplicaciones de Microsoft, como Word, PowerPoint y Outlook. Se puede integrar Excel con estas herramientas y realizar otras acciones dentro de ellas, como enviar correos electrónicos automáticos desde Outlook y automatizar la inserción de gráficos en PowerPoint.

¿Para qué se puede utilizar VBA?

La programación en VBA puede automatizar acciones como crear informes, analizar y organizar bases de datos, obtener valores dentro de las boletas de forma automatizada y crear listas de correo electrónico. También se puede controlar el inventario de productos, crear formularios de registro para usuarios y botones para tareas.

Hoy en día, muchas áreas utilizan el lenguaje VBA para optimizar tareas y crear procesos más económicos y menos laboriosos. Este tipo de programación se puede aplicar en el ámbito administrativo, financiero, logístico y también en marketing digital.

Programar es una habilidad que el mercado demanda desde hace años. Ya sea para obtener el empleo de tus sueños, tener tu propio negocio o incluso crear tu propio sitio web y comenzar a emprender, los lenguajes de programación como VBA sin duda serán un diferenciador de éxito en tu carrera.