Workflow es un término para flujo de trabajo. Consulta aquí cómo tu empresa puede utilizar este sistema para optimizar los resultados.
¿Sabes qué es workflow y cómo esta herramienta puede ser útil para mejorar los procesos y resultados de tu empresa?
El término tiene su origen en el idioma inglés y puede traducirse al español como “flujo de trabajo”, es decir, una especie de trayecto estandarizado que los procesos de una empresa deben recorrer hasta que puedan completarse.
Para aclarar todas las dudas sobre este tema y resaltar la importancia de la herramienta, a lo largo del contenido presentaremos ejemplos prácticos sobre workflow, explicar su funcionamiento y resaltar sus ventajas.
¿Qué es workflow?
Como mencionamos en la introducción de este artículo, workflow es una especie de camino que se debe recorrer para completar determinado proceso.
Para facilitar la comprensión del tema, imagínate un diagrama con un objetivo final y una serie de tareas relacionadas que nos llevan por un camino hacia un resultado determinado.
Workflow es una especie de camino que se debe recorrer para completar determinado proceso.
Al principio puede parecer confuso entender qué es workflow, pero con un ejemplo práctico, todo puede ser más fácil, ¿verdad?
Entonces, hagámoslo más fácil de entender, usando un ejemplo de workflow aplicable al e-commerce:
- Recibir un pedido de venta en el sitio web
- Aprobación de pago
- Emisión de la factura
- Separación y envasado de productos
- Entrega del producto al transportista
Con el ejemplo anterior, es mucho más fácil entender qué es workflow. Mira como existe un proceso bien definido y una secuencia de pasos.
Teniendo en cuenta el ejemplo anterior, workflow no permitiría que un producto vendido se entregue al transportista antes de la aprobación del pago y la emisión de la factura, por ejemplo.
Sin duda, cuando hablamos de workflow estamos ante una herramienta fundamental para que las empresas puedan desarrollar sus actividades con eficiencia y organización.
Workflow puede ser aplicable a diferentes tipos de negocios y procesos, en el comercio, la industria, la prestación de servicios e incluso en ¡la producción de este artículo!
Otro ejemplo:
- Análisis e identificación de las palabras clave
- Desarrollo de contenido
- Revisión y corrección
- Optimización para SEO
- Inserción de links e imágenes
- Publicación en el sitio web
¿Te has dado cuenta de lo importante que puede ser el workflow para tu empresa? Empieza a imaginar cómo los procesos de tu negocio podrían funcionar mejor en función de tareas predefinidas y organizadas en un flujo de trabajo.
¿Cómo funciona workflow?
Ahora que sabes qué es workflow, es hora de comprender más sobre cómo funciona, tipos y aplicaciones.
En este tema, cubriremos 5 tipos de workflows y sus características. Ellas son:
- Administrativo
- AD HOC
- Colaborativo
- Productivo
- Transaccional
Administrativo
Como su nombre indica, workflows administrativo se utiliza para organizar y coordinar el flujo de trabajo y las rutinas administrativas de una organización.
Normalmente, este tipo de workflow está asociado con rutinas burocráticas, como redacción y revisión de contratos, emisión de facturas, archivo de documentos y otros procesos organizacionales.
AD HOC
Workflow ad hoc se diferencia de otros modelos, ya que tiene una estructura flexible y adaptable, que permite cambios y alteraciones de reglas durante el proceso.
En este modelo, las tareas se pueden cambiar y reorganizar de acuerdo con las reglas y procedimientos establecidos por la organización o cuando se identifica una necesidad.
Colaborativo
A su vez, el workflow colaborativo es el que se utiliza para coordinar y organizar el trabajo desarrollado por varios departamentos de una misma empresa.
Este modelo de trabajo ofrece agilidad y mejora en la comunicación interna de las organizaciones, siendo muy utilizado para tareas que dependen de la opinión y actuación de diferentes departamentos.
Un proceso de venta, por ejemplo, puede pasar por el sector comercial, facturación, envío y logística.
Productivo
Un workflow de producción generalmente se usa para operaciones repetitivas, no modificables y a gran escala.
La producción de un vehículo a gran escala y sus diversas etapas pueden ser un buen ejemplo de workflow de producción o productivo.
Transaccional
Finalmente, tenemos el workflow transaccional, que normalmente involucra la ejecución y coordinación de múltiples tareas, con acciones humanas o automatizadas.
Este tipo de workflow se caracteriza por permitir la ejecución de tareas en conjunto, pero en diferentes unidades, asegurando así una mayor confiabilidad a los procesos.
¿Cómo crear un workflow?
Ya hemos visto qué es workflow y sus diferentes tipos. Entonces, es hora de revisar un completo paso a paso didáctico y objetivo que explica cómo crear un workflow.
Lista de tareas para cada departamento
El primer paso para desarrollar un workflow es hacer una lista de tareas desarrolladas por cada departamento.
Mira algunos ejemplos:
- Ventas: prospección de clientes, programación de reuniones de ventas, celebración de reuniones, envío de la propuesta al cliente.
- Facturación: recepción de pedidos, consulta de información, emisión de facturas.
- Inventario: organización de productos, separación de artículos, conferencia y despacho.
Estructurar los procesos lógicamente
Con todas las tareas enumeradas, es hora de armar una estructura lógica para los procesos, a menudo combinando las acciones y actividades de diferentes departamentos.
Siguiendo las tareas del punto anterior, es posible configurar un workflow de ventas vinculado a la facturación y, a su vez, al sector de envíos.
La organización lógica de los procesos es fundamental para evitar errores y permitir el desarrollo de las actividades y la evolución de la empresa.
Utilizar un software de gestión
Cuando el objetivo de la empresa se dirige hacia la construcción de un workflow y organización de procesos operativos, la inversión en la adquisición e implementación de un sistema de gestión empresarial tipo ERP es fundamental.
Las soluciones ERP son completas y cuentan con una serie de recursos integrados que favorecen el desarrollo de tareas y procesos de forma coordinada y absolutamente organizada.
Además, las soluciones ERP suelen contar con workflows personalizables y adaptables a la realidad y necesidad de cada tipo de negocio.
Evaluar resultados e implementar mejoras
Después de elaborar el workflow, ponerlo en funcionamiento y evaluar de cerca sus resultados y contribuciones para la organización y buen funcionamiento de los procesos.
Recopila feedbacks, anota puntos de mejora y, poco a poco, implementa los ajustes hasta que la solución se adapte y cubra por completo las necesidades de la empresa.
Precauciones al crear un workflow
Ya hemos visto qué es workflow e hicimos un paso a paso con consejos e información importante relacionada con cómo crear un workflow en la práctica.
Ahora bien, aprovechando el contexto, debemos observar algunos cuidados importantes que es necesario observar en la elaboración y construcción de un workflow. Ellos son:
- Evita la repetición de tareas: en la elaboración de un workflow, la prisa puede ser tu mayor enemiga. Intenta construir y revisar los procesos con calma, evitando errores comunes como la repetición de tareas dentro de un mismo flujo de trabajo.
- Sintetiza la información: el workflow debe funcionar como una especie de diagrama, con pasos resumidos y bien definidos. Evita usar descripciones largas para cada paso, simplifica y evita errores.
- Capacita a los colaboradores: por último, pero no menos importante, no olvides capacitar adecuadamente a los colaboradores. Todos deben comprender qué es el workflow, cómo funciona y cómo usar la herramienta.
Ventajas del workflow
A lo largo de este contenido, vimos qué es workflow y navegamos a través de un interesante y completo aprendizaje sobre el tema.
Por lo tanto, para que podamos cerrarlo con broche de oro, vamos a presentar las principales ventajas de esta herramienta, ayudándote a decidir si implantar o no y utilizarla en tu empresa.
Optimiza la gestión de tareas
Con tareas organizadas y procesos bien definidos, las empresas pueden ganar puntos significativos en agilidad.
A su vez, en un mercado cada vez más competitivo, las organizaciones ágiles tienden a adelantarse a la competencia y lograr mejores resultados.
Fluidez en las tareas
Cuando todos conocen el camino que deben seguir para completar ciertos procesos, las tareas se desarrollan con mayor fluidez.
De esta forma, las empresas consiguen reducir burocracias internas, maximizando los resultados y, al mismo tiempo, reduciendo los costos en los procesos.
Optimiza productos y servicios
Un workflow bien estructurado es capaz de optimizar productos y servicios, elevando los estándares de calidad de la empresa y el nivel de satisfacción del cliente.
Los procesos bien definidos demuestran un alto nivel de organización y confiabilidad, contribuyendo a la reputación de la empresa con sus clientes, socios y proveedores.
Reducir errores
Sin duda, una de las ventajas más significativas de workflow es su contribución a la reducción de errores.
Con el soporte y el camino trazado en un workflow, es más fácil comprender el siguiente paso para cada tipo de proceso y lo que se debe hacer.
Simplifica la comunicación interna
A su vez, el buen uso del workflow también puede ser útil para simplificar la comunicación interna y contribuir al crecimiento de la organización.
El tiempo para obtener una aprobación o liberar un proceso puede reducirse sustancialmente con el uso de herramientas que promuevan la integración de departamentos, líderes y equipos.
Reducir los gastos
Por último, no podíamos dejar de destacar que el workflow es una herramienta con un enorme potencial para contribuir a la reducción de costos en las organizaciones.
Con procesos rápidos y eficientes, las empresas eliminan una parte importante de la burocracia y sus costos asociados, aumentando su productividad y rentabilidad.
Finalmente, ahora que ya sabes qué es workflow, cómo crear uno y conoces las principales ventajas que puede ofrecer esta herramienta, es momento de realizar un estudio e implementarlo en tu empresa.
No lo dudes: con la adopción de esta herramienta, tu organización experimentará de todos los beneficios destacados, ¡será más ágil, eficiente y capaz de llegar cada vez más lejos!
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