Si te preguntas qué es PMBOK, has venido al lugar correcto. En este artículo te explicamos todo sobre él y su importancia en la gestión de proyectos.

PMBOK: ¿Qué es?

A diferencia de lo que mucha gente piensa, PMBOK no es una metodología, sino una guía que fue creada para orientar las buenas prácticas en gestión de proyectos. Es como una gran enciclopedia sobre el tema de la administración.

La función de PMBOK es difundir y estandarizar en una sola guía, las prácticas más eficientes que ya han sido probadas y comprobadas por gerentes de proyectos de todo el mundo.

PMBOK es revisado y organizado por PMI (Project Management Institute), una institución internacional sin fines de lucro y la asociación más grande de su tipo que cuenta con más de 650.000 miembros en más de 185 países. Ahora que sabes qué es PMBOK, vamos a conocer sus ventajas.

¿Cuáles son las ventajas de PMBOK?

PMBOK es reconocido por ofrecer muchas ventajas en la gestión de proyectos, entre las que podemos destacar:

• Mejora todo el flujo de comunicación.
• Estandarización de actividades.
• Disminución de la negligencia en actividades importantes.
• Mayor control sobre la evolución del proyecto.
• Mayor énfasis en los recursos de manera eficiente.
• Las posibilidades de éxito del proyecto aumentan y mucho.
• Optimización del tratamiento de riesgos.

Con una idea más clara de la importancia del concepto pmbok, podemos profundizar un poco más en algunos otros beneficios importantes y algunas buenas prácticas:

Control de alcance

La creación de un alcance es el inicio de la planificación, donde se definen los resultados deseados, los pasos a seguir y las responsabilidades. La gestión con todo esto es muy sencilla.

Apoyo a la gestión

PMBOK también es una herramienta importante para dar apoyo a la gestión. Una vez que el jefe de proyecto necesita actuar de forma integrada, utilizando habilidades de análisis, comunicación y toma de decisiones. Con pmbok pmi es posible tener una mejor dirección para monitorear el desempeño, definir responsables y asegurar un desempeño más estructurado.

Mayor previsibilidad

PMBOK funciona como un mapa para la gestión de proyectos, lo que permite tener una visión general del tiempo, la calidad y los costos. Esto permite una mayor previsibilidad, anticipándose a necesidades e imprevistos. De esta forma, es posible reducir riesgos y costos.

Mayor productividad

Al ayudar a los equipos a producir más y con más calidad, el pmbok de gestión de proyectos es de gran ayuda para aumentar la productividad.

Con una mayor planificación, se reduce el retrabajo y las acciones son más ágiles y eficientes. Sin mencionar que la previsibilidad evita cambios y eventos imprevistos que impactan los costos y cronogramas. Todo esto genera una mayor motivación e integración en el equipo, facilitando la ejecución de tareas, delegación y seguimiento.

Cumplimiento del cronograma a tiempo

Este es uno de los puntos fundamentales de cualquier proyecto. Gracias a la creación de un cronograma detallado y plazos bien definidos para cada tarea, los riesgos de atraso son mucho menores. Otro punto que aporta mucho es la ganancia de eficiencia derivada del aumento de productividad debido a una mayor motivación del equipo.

El cliente tiene mayor satisfacción

Los procesos de pmbok ayudan a que los proyectos se entreguen a plazo, con menores costos y recursos utilizados según lo programado, todo esto hace con que los clientes estén mucho más satisfechos.

¿Cómo aplicar PMBOK?

El proyecto pmbok debe ejecutarse siguiendo los grupos de conocimiento para aprovechar al máximo las buenas prácticas. A continuación te mostramos cuáles son estas áreas y cómo utilizarlas correctamente.

Gestión de adquisiciones

El área de gestión de adquisiciones es la interfaz primaria con los proveedores y, por lo tanto, es responsable del desempeño. Es el área de conocimiento que engloba los procesos de obtención de bienes y servicios que son externos a la organización ejecutora.

Es desde la perspectiva del comprador y su relación con el vendedor que esta área se discute. Es a través de esta área que es posible revisar las propuestas de los proveedores y asegurar la aprobación y asignación de recursos financieros.

Gestión de calidad

Esta área del proyecto es responsable por la satisfacción del cliente. La gestión de calidad está siempre interesada en comprender, evaluar y gestionar las expectativas, para cumplir con todos los requisitos del cliente.

Gestión de riesgos

Esta también es un área clave para cualquier proyecto. Dado que es así como es posible controlar y monitorear varios aspectos del proyecto, encontrando desviaciones y tendencias que se identificarán temprano.

Gestión de alcance

Esta gestión incluye las definiciones que resultan del trabajo del equipo para asegurar la entrega y sirven como base para toda la gestión a través de la entrega del producto del proyecto. Su objetivo principal es realizar actividades para entregar el servicio, producto o resultado, estableciendo criterios para determinar si el proyecto se ha completado.

Gestión de costos

Esta es un área que utiliza técnicas multidisciplinares para comprender el origen de los costos, lo que puede generar mayores ingresos, reducción de costos y ayuda a aumentar la productividad. El objetivo principal es establecer los costos de los recursos para completar todas las actividades del proyecto.

Gestión de integración

Esta gestión está relacionada con tomar todas las decisiones sobre la asignación de recursos, gestionar las interdependencias entre las áreas de conocimiento de gestión de proyectos, hacer trade-offs entre alternativas y objetivos. Siendo fundamental en áreas donde hay interacciones de procesos individuales.

Gestión de las comunicaciones

Un dato muy interesante sobre esta área es que el 90% del tiempo del gerente del proyecto se invierte en la gestión de comunicación, según PMI. Esto se debe al hecho de que es de vital importancia permitir conexiones críticas entre la información y las personas, para que la comunicación sea exitosa, sin ruidos ni interferencias.

Por lo tanto, todos los miembros del proyecto deben comprender cómo las comunicaciones afectan el proyecto en su totalidad.

Gestión de recursos humanos

Además de documentar e identificar las funciones del proyecto, las habilidades necesarias, el principal beneficio de este proceso es definir los roles y responsabilidades del equipo del proyecto, planificar la gestión del personal, organigramas del proyecto, el calendario de contratación del personal y la liberación del equipo.

Gestión del tiempo

Una buena gestión del tiempo es fundamental para cualquier proyecto, ya que permite estimar los recursos, la duración y la secuencia de las actividades del proyecto. Es importante saber a dónde quieres ir, estableciendo metas. Todo esto con el fin de garantizar que el proyecto se complete a tiempo.

Gestión de Stakeholders (partes interesadas)

Todo el trabajo aquí, comienza con la identificación de las empresas y personas que pueden verse afectadas por una decisión, actividad o resultado de un proyecto. También es necesario documentar y analizar información que sea relevante sobre la participación, intereses, interdependencias e impacto en el éxito del proyecto.

Felicidades por llegar hasta aquí. En este artículo, has obtenido información privilegiada sobre PMBOK y sus ventajas. Aprovecha también la oportunidad para consultar otro artículo sobre la importancia de planificar tu proyecto web.