Descubre cómo el método Kanban puede optimizar la organización y productividad de tu equipo. ¡Aprende sus beneficios y funcionamiento!
Organizar tareas, gestionar procesos y ser productivo: estos son tres de los desafíos más comunes y complicados para los líderes de empresas y equipos. El secreto del éxito radica en coordinar las operaciones, establecer un buen ritmo de trabajo y simplificar la comprensión y ejecución de las tareas.
Para alcanzar este nivel de eficiencia, existen varias técnicas y métodos de optimización que puedes aplicar. Uno de los más famosos y efectivos es el método kanban.
¿Qué es el método kanban?
La palabra kanban tiene su origen en el japonés y suele traducirse como “tarjeta” o “señalización”. Es un flujo de trabajo que comúnmente se representa mediante un tablero, software o incluso una hoja de papel, donde cada tarjeta simboliza una tarea que debe realizarse. Por cada nueva actividad que surge, se crea una nueva tarjeta.
Esta metodología es un sistema visual y ágil de organización diseñado para mejorar el ritmo de trabajo y potenciar tanto la productividad como la capacidad organizativa de personas y equipos.
El kanban nació con el sistema de producción de Toyota en los años 40, conocido como toyotismo. Con el tiempo, también se ha integrado o influido en metodologías ágiles como Scrum, Design Thinking y Agile Marketing.
Antes y después del kanban
En sus comienzos dentro de la industria automotriz, el kanban dictaba que la producción de un nuevo ítem solo debía comenzar cuando un producto del inventario existente se hubiera vendido.
Esta técnica ayudó a reducir inventarios y a organizar las líneas de producción, alineándolas con los resultados deseados.
En Toyota, el método kanban optimizó la comunicación y el trabajo entre los equipos de producción y ensamblaje al proporcionar una visualización clara de las tareas. Esto facilitó la alineación de actividades, estandarizó procesos y redujo el desperdicio.
Pero el kanban no solo trajo una nueva técnica; también ofreció una nueva perspectiva de trabajo. En contraste con el modelo fordista, centrado en la producción en masa, el toyotismo propuso un enfoque más controlado y adaptado a la demanda real.
El resultado fue la producción bajo pedido, con menos inventario acumulado y menores costos de producción. Este cambio también permitió dinamizar las líneas de producción y reducir gastos asociados al almacenamiento a largo plazo.
¿Cómo funciona el método kanban?
El kanban propone un enfoque visual y práctico para gestionar tareas, utilizando herramientas simples como tarjetas, post-its y tableros divididos en columnas y filas. Originalmente, se aplicaba en empresas de producción en serie, pero hoy puede adaptarse a cualquier sector.
Originalmente, el método se aplicaba en empresas de producción en serie, pero su flexibilidad permite que sea usado en cualquier industria o tipo de negocio para gestionar proyectos.
De hecho, su principal ventaja es la simplicidad: no necesitas herramientas costosas. Solo se requiere:
- Post-its o tarjetas de colores: para distinguir tareas según su prioridad o complejidad.
- Un tablero o superficie: puede ser físico (una pared, por ejemplo) o digital.
En el kanban, las tareas suelen clasificarse en tres columnas principales:
- To do (Por hacer)
- Doing (En progreso)
- Done (Hecho)
A medida que una tarea se completa, se mueve a la siguiente columna, creando un flujo continuo y organizado.
Kanban en la era digital
Actualmente, no es necesario depender de tableros físicos. Hay numerosas herramientas digitales que emulan el sistema kanban, accesibles desde computadoras y dispositivos móviles. Algunas de las más conocidas son:
- Trello
- Kanban Tool
- Asana
- Artia
Estas plataformas permiten personalizar los tableros y automatizar procesos. Por ejemplo, puedes configurar alertas para que los participantes del proyecto reciban notificaciones cuando una tarea cambia de columna o cuando hay comentarios nuevos.
Gracias a estas soluciones digitales, es posible adaptar el método kanban a las necesidades específicas de cada equipo y proyecto, sin limitarse al modelo clásico de “to do, doing, done”.
4 grandes beneficios del método kanban
- Organización visual
Tener una visión clara de las tareas facilita la organización y el entendimiento del papel de cada miembro del equipo.
- Mejor comunicación entre áreas
Cuando diferentes sectores trabajan juntos, el kanban simplifica el intercambio de información y el seguimiento de las tareas.
- Reducción del tiempo de ejecución
Con responsabilidades y plazos visibles para todos, los equipos tienden a trabajar de manera más eficiente.
- Menos ociosidad
Al mantener a los colaboradores involucrados y enfocados en sus responsabilidades, se reduce el tiempo muerto en los equipos.
Conclusión
El método kanban y las herramientas digitales que lo apoyan son una excelente forma de revitalizar el ritmo de trabajo, mejorar la integración del equipo y fomentar un entorno más dinámico y motivado.
¿Tu empresa ya utiliza el kanban o alguna otra metodología de trabajo? ¡Comparte tu experiencia con nosotros en los comentarios!
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