Sistema de Planificación de Recursos Empresariales o Sistema de Gestión Empresarial: son algunas de las nomenclaturas para el acrónimo ERP. Pero, después de todo, ¿qué es el sistema ERP, por qué necesitas conocerlo y/o aplicarlo en tu compañía? La respuesta es sencilla: porque ayudará muchísimo a que tu empresa crezca.

En los siguientes tópicos, trataremos la información principal relacionada con el tema. De este modo, sabrás cómo funciona esta tecnología, cuáles son las ventajas de utilizarla y cuándo es el momento adecuado para invertir en un sistema de este tipo dentro de tu empresa. Así que, ¡quédate con nosotros durante los próximos minutos!

¿Qué es un sistema ERP?

Independientemente de la nomenclatura utilizada, ERP es un sistema de gestión que tiene la función de integrar datos de varias áreas de la empresa. Esto significa que la información del sector financiero, compras, ventas, recursos humanos y muchos otros están interconectados.

Ya no necesitarás actualizar una multitud de planillas de Excel o solicitar información constantemente a otros departamentos. Pues todos los datos de la empresa se almacenan en el sistema ERP.

Solo para que sepas, la sigla ERP corresponde a la expresión en Inglés “Enterprise Resource Planning”, que se puede traducir de las tres formas que mencionamos al principio del texto.

¿Cómo se utiliza el software ERP?

Un Sistema de Gestión Integrado es un software en el que el usuario ingresa información sobre varios departamentos de la empresa y se actualiza automáticamente. Todo este material se almacena en una base de datos que puede estar alojada en la nube o en un servidor instalado dentro de la propia empresa contratante.

En términos generales, un ERP básico integra áreas esenciales como inventario, facturación, compras y finanzas. Pero, dependiendo de la configuración del programa y de la necesidad del cliente, es posible agregar otros módulos a la versión principal. Así, también puedes integrar datos de RRHH, KPIs del sector de Marketing, soluciones contables, etc.

Para facilitar la comprensión de cómo funciona un ERP, imagínate la siguiente situación:

• El sector de compras acaba de adquirir una determinada materia prima y la ha introducido al sistema
• Automáticamente, la información aparece en finanzas, quien toma conciencia de la necesidad de pagar al proveedor
• De la misma forma, los datos se pasan a producción, que ya es capaz de organizarse para desarrollar el producto
• Finalmente, el sector de ventas también se actualiza y se mantiene al tanto de la llegada de nuevos artículos.

Estructura del sistema ERP

Cuando contratas un Sistema de Gestión Integrado, es importante saber que se divide en tres áreas básicas: presentación, procesamiento y almacenamiento. Y en cada uno de estos niveles, ocurren procesos específicos.

Presentación

La presentación de ERP es el dashboard, es decir, el área principal donde inicias sesión, buscas datos y tienes una visión general del software. Es desde este nivel que tendrás acceso a la etapa de procesamiento lógico.

Procesamiento lógico

Este es el “cerebro” de ERP. Aquí tienen lugar todas las acciones solicitadas en el dashboard por el usuario. Es la capa de procesamiento que integra los datos de todos los módulos registrados en el sistema. También es el que recibe todas las actualizaciones y ajustes de código necesarios.

Almacenamiento

La capa de almacenamiento es el “corazón” del sistema, ya que almacena todos los datos que se ingresan en el ERP, independientemente del departamento. La información aquí contenida es la que permanece protegida en un servidor, ya sea que esté alojada en la nube o en un equipo físico en el área de TI de la propia empresa.

Por lo tanto, si eliges tener un servidor físico, ten en cuenta que necesitarás un equipo de profesionales de tecnología bien capacitados. Después de todo, cualquier problema, mantenimiento o personalización debe ser realizada por tu propio equipo.

¿Qué beneficios brinda a la empresa?

Al principio del texto, comentamos que un sistema ERP ayuda a las empresas a crecer, pero ¿por qué podemos decir esto? Bueno, solo mira todas las ventajas que ofrece al negocio. A continuación, enumeramos los cuatro principales.

– Seguridad de los datos

Algunas empresas pueden desconfiar de dejar todos sus datos almacenados en un único sistema de gestión. ¿Qué pasa si alguien invade el sistema? ¿Qué pasa si ocurre un bug y todos los datos desaparecen? Todas estas preocupaciones son relevantes, pero ten en cuenta que un buen ERP es extremadamente seguro, más aún cuando está alojado en la nube.

El software tiene varios niveles de seguridad que incluyen el cifrado, firewalls y control de acceso. De esta forma se monitorea todo el tráfico entre la base de datos del sistema y los sectores de la empresa, y se bloquea cualquier información sospechosa.

Además, es posible restringir el acceso a cada colaborador o sector a la información almacenada. De esta forma, podrás gestionar mejor el trabajo de los colaboradores.

– Ayuda a los procesos

La integración que brinda un ERP hace que todos los procesos organizacionales ocurran con mayor facilidad y en menos tiempo. También porque el sistema automatiza la mayoría de los procesos burocráticos manuales.

Esto evita errores en la actualización de datos, evitando fallas de comunicación entre los sectores, pérdida de datos, etc. Además, dependiendo del sistema contratado, es posible tener acceso a pronósticos de negocio, análisis de rentabilidad, desempeño, entre otras métricas.

Si tu empresa trabaja mucho con el área de logística, aún puedes contratar el sistema WMS (Sistema de Gestión de Almacenes) e integrarlo al ERP. La función de WMS es administrar todos los procesos operativos, incluido el inventario de productos, fecha de vencimiento, procesamiento de pedidos, etc.

– Reduce los costos

A largo plazo, el uso de un sistema ERP reduce los costos de la empresa. El motivo es que se consigue incrementar la productividad de los equipos que ya no realizan muchos procesos burocráticos manuales y pueden concentrarse en trabajos más complejos.

A parte de eso, el sistema:

• Identifica los niveles óptimos de inventario para que no tengas que comprar más de lo necesario
• Analiza el índice de ventas de las mercaderías, mostrando los de mayor salida y los que se encuentran varados, de manera que se pueda armar estrategias para reducir las pérdidas
• Proporciona una descripción general de la empresa para que puedas identificar fácilmente los valores en efectivo, los gastos innecesarios, la productividad del sector y hacer ajustes rápidamente para evitar pérdidas.

Gestión de personas

En un ERP, también puedes incluir un módulo específico para RRHH. Así, es posible gestionar fácilmente temas como punto electrónico, nómina, procesos de selección, beneficios laborales, entre otros.
Además, el software te ayuda como responsable de cualquier área a gestionar la productividad del equipo. Después de todo, puedes ver fácilmente qué datos ha ingresado un determinado colaborador u observar el desempeño de un grupo.

También es importante destacar que ERP reduce la pérdida de tiempo con tareas burocráticas que no agregan valor al desempeño de la empresa. De esa forma, el equipo puede concentrarse en cuestiones más estratégicas.

¿Cómo identificar si tu empresa necesita aplicar el sistema ERP?

Un Sistema de Gestión Integrado es útil para negocios de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta multinacionales. Por tanto, para saber el momento adecuado para invertir en esta tecnología, debes pensar en los procesos de tu empresa.

Para ayudarte, enumeramos algunos de los problemas que afectan la productividad y el crecimiento de una empresa:

• El control de inventario no se realiza con precisión, por lo que es común tener material faltante o en exceso
• Los colaboradores dedican mucho tiempo a tareas administrativas básicas que podrían automatizarse
• Los sistemas de los diferentes sectores no están interconectados
• Es difícil compartir información entre diferentes áreas
• Cuando aparece un contratiempo, la solución para resolverlo toma tiempo para ponerse en práctica
• Los gerentes no pueden acceder a los datos fácilmente y siempre deben solicitar a otros colaboradores, lo que retrasa la toma de decisiones
• Los equipos pierden mucho tiempo buscando información importante.

Si alguna de estas situaciones ocurre con frecuencia en tu empresa, vale la pena implementar un ERP.

¿Cómo aplicar el sistema ERP?

Si deseas utilizar un sistema ERP, es importante que busques una empresa especializada en creación de software con experiencia en el mercado. Con la ayuda de profesionales, define todos los detalles del proyecto:

• Qué datos se ingresarán en el sistema y dónde se encuentran actualmente
• Cómo funcionará el proceso de backup
• Dónde se alojará el ERP, en la nube o en el servidor de la empresa
• Qué colaboradores de cada sector van a monitorear la implementación.

Con todo listo y la instalación completa, debes estar atento a posibles errores e informar a los desarrolladores. Se trata de un proceso de ajuste activo, que tiene el objetivo de pulir el proyecto hasta que se encaje perfectamente con los procesos de la empresa.

Finalmente, es fundamental ofrecer capacitación a los colaboradores para que sepan utilizar todas las funcionalidades del sistema ERP.

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