Consulta el paso a paso de cómo estructurar un plan de proyectos. En este artículo te explicamos cómo producir un briefing de calidad.
¿Quieres sacar una idea del papel, pero no sabes por dónde empezar? ¿Necesitas cambiar la identidad visual de un sitio web y tienes dificultades para comunicar lo que necesitas? Pues bien, si aún conoces qué es briefing y cómo este proceso puede ayudar a tus proyectos, aprovecha esta oportunidad para consultar este contenido.
A través de este recurso, aprenderás cómo hacer que tus ideas sean tangibles, aclarar las ideas con intenciones y cumplir con las expectativas del cliente sin perder mucho tiempo.
¿Qué es un briefing?
Para entender de forma muy sencilla qué es un briefing, basta pensar en el acto de recopilar y poner a disposición información sobre algo por hacer, como un nuevo proyecto, un sitio web o una campaña publicitaria, por ejemplo.
El briefing se puede utilizar tanto internamente, entre personas del equipo, como en demandas externas, cuando se solicita trabajo a otras personas que necesitan más contexto.
Hoy en día, una de las preguntas más comunes sigue siendo qué debe contener un briefing. Por lo general, los briefings son documentos o planes compuestos por información concisa y clara, que sirven para orientar la ejecución del trabajo.
Por lo tanto, el briefing no es más que un cuestionario detallado con respuestas estratégicas para la elaboración de un plan. Por ejemplo, al crear o actualizar un proyecto web, ahorrarás mucho tiempo si tienes un briefing pronto.
¿Cómo preparar un briefing de calidad?
Una vez que comprendas el concepto de qué es briefing, aprende cómo hacer un briefing y aplicarlo en algunos segmentos. En general, un buen briefing obligatoriamente debe tener:
- Objetivo claro
- Público objetivo
- Plazo y presupuesto
- Competencia
- Obstáculos
Objetivo
En tu briefing, deja claro lo qué debe hacerse y cuáles son los resultados esperados. Una publicidad o una pieza creativa pueden tener como objetivo ampliar el alcance de la marca hasta conquistar nuevos clientes, por ejemplo.
El briefing de un sitio web se puede utilizar para reposicionar lo que ya existe o para crear uno nuevo, desde cero; todo dependerá de lo que se espera. Comprender lo que no se debe hacer o lo que está fuera de las expectativas también evitará que pierdas tiempo.
Público objetivo
Saber a quién se presentará el material o la campaña puede cambiarlo todo. Eso, porque conectar el mensaje con la audiencia es fundamental para el desarrollo de todos los tipos de briefing.
Por lo tanto, definir el público, traer información sobre grupos de edades, género, nivel educativo y clase social, entre otras, ayudará a entender a quién va dirigida la idea.
El briefing para la creación de un anuncio de productos sanitarios para adultos será bastante diferente al dirigido a niños. Parece obvio, pero aunque la línea de productos sea la misma, las necesidades, así como el lenguaje de comunicación, son bastante diferentes.
Por lo tanto, al preparar tu briefing, responde: ¿quién es el público objetivo? ¿Cuáles son las principales necesidades?
Plazo y presupuesto
Crear un cronograma mínimo, con las fases o etapas del proyecto, es lo que permitirá optimizar las entregas. Por otro lado, tener un presupuesto claro, compatible y alineado también traerá una visión financiera de disponibilidad y asignación de recursos. De esta forma, es posible evitar gastos indebidos.
Crear un nuevo sitio web, por ejemplo, tiene costos que pueden variar según el tipo de proyecto. Importante: sé realista con los plazos y el presupuesto. Entiende que, incluso cuando se trata de expectativas iniciales, estos son indicadores esenciales del avance y el éxito de la planificación.
Competencia
El briefing del proyecto también debe contemplar una breve evaluación de la competencia. En este sentido, puedes presentar el mercado y otras empresas. Responde: ¿cómo se posicionan los competidores? ¿Cómo le hablan al público?
Este análisis te ayudará a crear tu diferencial. Al pasar esta información a una agencia de marketing, por ejemplo, será mucho más fácil entender qué hacer y, especialmente cuál es la propuesta de valor.
Obstáculos
Incluso un briefing de marketing más sencillo debería contener obstáculos o riesgos potenciales. En otras palabras, esto significa que debes identificar los factores internos o externos que podrían interferir en el resultado esperado.
Responde: ¿cuáles son los posibles impedimentos? ¿Qué hacer en estas situaciones? ¿Cuál es el “plan B”? No tener estos puntos mapeados puede hacer que el cumplimiento de los plazos, los objetivos y el presupuesto cambien o se salgan completamente de control.
Puntos de mapeo
Si eres responsable del briefing de una empresa, necesitas solicitar información que respalde tu trabajo. También es muy común acordar y alinear todas las etapas con el cliente.
Aquí no hay secretos: es necesario mapear cuáles serán los puntos de contacto y las personas estratégicas en este proceso. Ve directo al grano, concéntrate en la comunicación y mantente en contacto constante con todos los involucrados.
Realiza una encuesta de datos concisa y ajusta las necesidades a medida que avanza la ejecución, buscando la satisfacción de los involucrados.
Herramientas para preparar el briefing
Recuerda que un mal briefing puede ser sinónimo de doble trabajo, además de perder tiempo y dinero. Por tanto, es fundamental pensar en cómo montar un briefing de una empresa.
También es importante tener en cuenta cómo presentar un briefing desde el principio. Por eso, separamos algunas herramientas gratuitas para ayudarte en cada paso del proceso.
Creación
La fase inicial de una preparación de briefing puede ocurrir a partir de una brainstorming o una investigación. Puedes hacer solo o en equipo, con la facilidad de la tecnología, utilizando herramientas digitales como:
En la creación o co-creación, puedes ser más creativo y sin filtros. Para la ejecución, recuerda alinear los demás objetivos del presupuesto.
Formalización o divulgación
Para traducir este briefing, cuáles son las fases y los objetivos, es muy común utilizar versiones visuales en presentaciones en las reuniones. Ya sea un framework, un slide o un mapa mental, enfócate en lo más relevante.
Para eso, puedes confiar en herramientas como:
Desarrollo y/o seguimiento
Idealmente, el briefing debe estar escrito para que puedan consultarlo cuando lo necesiten. El formato puede variar desde un documento con contenido y lenguajes más formales hasta un Kanban.
Utiliza herramientas como:
En esta etapa también vale la pena pensar en cómo monitorear o dar seguimiento al proyecto. Ya sea para dar un propósito individual o para rendir cuentas a un cliente, es necesario asegurarse que lo planeado se lleve a cabo. De lo contrario, ajusta el plan. Si es necesario, crea y entrega informes del progreso del proyecto. Puedes optar por versiones digitales, compartidas o enviadas por correo electrónico.
Vimos que el briefing es una herramienta poderosa para planificar, ejecutar y desarrollar cualquier tipo de idea. Por lo tanto, antes de crear algo sin muchos antecedentes, haz este ejercicio.
Poner las ideas en un papel te hará pasar más tiempo pensando en todo. Asimismo, al atender a un nuevo cliente, solicita toda la información que necesitas para optimizar tu tiempo. Cuanto menos abstractas sean las ideas o los proyectos, más fácil y rápida suele ser la ejecución.