Plan de Comunicación: ¿qué es y cómo elaborar uno? Entiende cómo funciona esta metodología y cuál es su importancia dentro de una empresa.
La comunicación es la base de cualquier relación humana. Además, también es indispensable en los sectores empresariales de marketing y publicidad. Por eso, es fundamental que toda empresa construya y ponga en práctica su plan de comunicación.
Sin comunicación es imposible lograr vender un producto o servicio, ya que será la base de una buena difusión y diálogo con el público, además de ayudar en el crecimiento y consolidación de la marca.
Por lo tanto, entender cómo hacer un plan de comunicación es fundamental, ya que es una metodología capaz de orientar todas las acciones de una organización hacia sus objetivos, como un mapa que conduce a un lugar determinado.
Luego de ser elaborado de acuerdo a las necesidades y propósito de cada institución, el plan de comunicación tiene como objetivo intensificar el número de ventas y captar cada vez más clientes, además de aumentar la visibilidad y competitividad en el mercado.
Buscando, entonces, aclarar las principales dudas sobre el tema, separamos algunos datos sobre qué es el plan de comunicación, cómo funciona, cuáles son los beneficios de su uso y consejos sobre cómo montar uno para tu empresa. Compruébalo a continuación.
¿Qué es el plan de comunicación?
Un plan de comunicación es una metodología utilizada por grandes o pequeñas empresas en la búsqueda de llegar a su público objetivo a través de diferentes canales de comunicación en el sector del marketing, como la publicidad.
En otras palabras, se trata de un “mapa” para las empresas que buscan invertir en comunicación, indicando las estrategias y medios utilizados para establecer este canal de comunicación entre empresa y cliente.
Un plan de comunicación es una metodología utilizada por grandes o pequeñas empresas en la búsqueda de llegar a su público objetivo a través de diferentes canales de comunicación en el sector del marketing, como la publicidad.
Finalmente, también contendrá acciones y tareas a realizar por los empleados para lograr el objetivo deseado.
De esta forma, pueden existir dos tipos de planes de comunicación y variarán según el público objetivo:
- El primer tipo es el plan de comunicación interna, que tiene su contenido dirigido a los colaboradores de la empresa. Funciona implementando acciones que establecen un intercambio continuo de conocimientos entre el colaborador y su entorno de trabajo.
Así, su principal objetivo es construir un ambiente de trabajo saludable y favorable para el crecimiento y producción de todos los involucrados.
- El segundo tipo es el plan de comunicación externa, que dirige sus contenidos a los públicos de interés de la empresa. De esta forma, pretende promocionar y valorizar la imagen de la marca, producto o servicio en el mercado. Además de los clientes, también se centra en las relaciones que se establecen con proveedores y accionistas.
La planificación de comunicación interna y externa es, por tanto, indispensable para lograr el éxito de una empresa: no solo ayuda a mejorar las relaciones dentro y fuera del ambiente laboral, sino que también hace que los implicados se comprometan más a desempeñar su función de la mejor manera posible.
¿Por qué es importante el plan de comunicación?
Dadas las posibles aplicaciones de un plan de comunicación, son varias las ventajas que se derivan de su uso en una empresa.
Entre los beneficios se destacan la reducción de amenazas, la garantía de eficiencia en los procesos productivos y las ventajas competitivas.
Consulta a continuación un poco más sobre cada uno de estos otros puntos importantes del uso del plan de comunicación.
Favorece la previsibilidad
Uno de los puntos más importantes del uso del plan de comunicación es la previsibilidad. A través de las acciones y prácticas desarrolladas en este plan, con estrategias de comunicación y difusión, se pueden calcular los próximos pasos y trabajos a realizar.
De esta forma, se hace posible realizar cada tarea de forma rápida y adecuada, además de evitar posibles imprevistos y obstáculos en el proceso de desarrollo del producto o servicio.
Aumenta la eficiencia
Como el plan de comunicación es una especie de “dirección”, permite que todas las decisiones que deben tomar los colaboradores y gerentes se realicen de manera dirigida y objetiva, aumentando la eficiencia de los procesos creativos y productivos.
En este sentido, la objetividad contribuye no solo al éxito de las acciones a realizar, aumentando la visibilidad y la relación con los clientes, sino que también ayuda en el aspecto económico, pues permite una mayor asertividad en las inversiones y en las transacciones financieras, además de ayudar a atraer nuevos clientes.
Ampliar el conocimiento del mercado
Antes y durante el proceso de desarrollo del plan de comunicación, se debe realizar una investigación de mercado. De esta forma, se hará más frecuente el contacto con información sobre el mercado, sus requerimientos y particularidades.
Ante esto, la llegada de nueva información y las actualizaciones frecuentes dejarán al negocio afinado y preparado para atender a las demandas de su nicho.
Ventajas competitivas
Otra ventaja de un plan de comunicación bien desarrollado es la construcción de diferenciales de una marca, posicionándose por delante de sus competidores.
Como resultado de las acciones y trabajos desarrollados, el producto o servicio, gana protagonismo en el mercado y es elegido en el momento de la compra.
Michael Porter, profesor y teórico de negocios de Harvard Business School del siglo XX, propuso tres formas de lograr una ventaja competitiva:
- Precio del producto o servicio
- Diferencial del mercado
- Foco de actuación de la empresa o negocio.
De esta manera, todos los puntos destacados por Michael se pueden mejorar con un plan de comunicación bien hecho, ya sea interno o externo.
Posicionamiento de marca
El posicionamiento de una marca es la forma en que la empresa desea que sus consumidores la vean. Consiste, por tanto, en la forma en que ella quiere ser vista en términos de aspectos económicos, sociales e incluso políticos.
De esta forma, el plan de comunicación permite la construcción de valores y principios de una empresa que serán compartidos con el público para la construcción de la imagen y el reconocimiento en el mercado.
¿Cómo hacer un plan de comunicación?
Luego de analizar un poco más sobre las posibles aplicaciones y beneficios del plan de comunicación, es importante entender los pasos y contenidos necesarios para desarrollar el plan ideal para la empresa o marca.
A continuación enumeramos los pasos necesarios para la elaboración de un plan de comunicación estratégico de comunicación acorde con los objetivos y necesidades del negocio:
- Contextualización
Antes de comenzar a elaborar un plan de comunicación, es fundamental estudiar el mercado en el que opera y analizar las necesidades del negocio, buscando determinar el posicionamiento de la marca.
Por eso, es importante contextualizar el plan dentro del negocio desarrollado por la empresa, definiendo en qué etapa se encuentra.
Para eso, es necesario recopilar y analizar información relevante para definir los objetivos a alcanzar y las estrategias a utilizar.
Esto se puede hacer, por ejemplo, a través de auditorías, fomentando el intercambio de información entre los diferentes equipos, realizando investigaciones dentro de cada sector y, finalmente, recopilando los datos y opiniones adquiridos para llegar a un acuerdo.
- Definir los objetivos
Después de evaluar toda la información obtenida durante la auditoría, se deben definir los grandes y pequeños objetivos del proceso de comunicación, ya sea interna o externa.
De esta forma, cada uno de ellos debe contemplar la realidad y las necesidades de la marca en el contexto de la comunicación, con claridad y asertividad.
Luego, tratar de listar las metas y tareas a cumplir dentro de cada objetivo trazado, poniendo plazos y especificando cada paso a realizar para que el proceso pueda ser completado.
Entre las posibles metodologías a utilizar en este paso, se destaca el método SMART.
El método SMART funciona como una especie de checklist, buscando que cada meta sea verificada y evaluada, siendo necesario cumplir con los requisitos para lograr el resultado.
A continuación consulta un poco más acerca de cada requisito de este concepto de gestión ágil y eficaz.
- S: ser específico y comprensible para todos los involucrados.
- M: ser medible, siendo posible definir el resultado esperado y el tiempo necesario para cumplirlo.
- A: ser alcanzable, es decir, acorde con las habilidades y recursos de cada equipo.
- R: ser relevante, impactando directamente los números de la empresa, su facturación y, en este caso, la comunicación con los clientes.
- T: por último, la meta debe tener un plazo definido, ya sea un mes, una semana o un año.
Después de verificar que el objetivo cumpla con cada uno de los 5 requisitos anteriores, puedes pasar al siguiente paso.
- Planificar el público objetivo
Como el foco del plan de comunicación es mejorar la relación empresa-cliente, es fundamental definir quién será el público objetivo.
Entonces, después de contextualizar a la empresa y definir los objetivos, debes tratar de comprender quién es el cliente, qué espera de un servicio o producto y cuáles son sus valores.
Con esta información en la mano, el sector de marketing podrá trabajar el lenguaje, el tono y los lineamientos de los diferentes medios de comunicación a utilizar, buscando triunfar en el mercado.
- Mensaje
El mensaje a trabajar y presentar al mercado está relacionado con el posicionamiento de la marca.
De esta manera, como se mencionó anteriormente, el posicionamiento será la forma en que la empresa quiere que lo vean sus consumidores.
Por lo tanto, el mensaje debe contemplar los valores y la misión de la empresa, mostrando la forma en que quieres ser visto y recordado por los clientes, ya sea en aspectos económicos, sociales e incluso políticos.
- Definición de presupuesto
Todas las acciones del plan de comunicación requieren orientar y aumentar los fondos en algún sector o servicio de la empresa.
Así, antes de iniciar el proyecto, es necesario determinar el presupuesto del que dispone la empresa para llevar adelante esta etapa.
- Canales utilizados
Además de definir el presupuesto y el público objetivo, el plan de comunicación debe establecer los canales de comunicación a utilizar, variando según el nicho de cada empresa y las exigencias de cada público.
Un aliado importante en el plan de comunicación es el servicio de marketing digital para pequeñas o grandes empresas.
Ante los cambios en los medios de comunicación, el entorno digital debe tener un enfoque especial por parte de las empresas que buscan llegar a su público objetivo.
En este sentido, el servicio de marketing ayuda a definir las estrategias a utilizar por una marca en el entorno online, trabajando en su credibilidad y su alcance.
- Plan de acción
Después de estructurar el plan de comunicación, es necesario ordenar los pasos y estrategias en un plan de acción. El plan de acción es un documento utilizado para planificar el trabajo necesario para lograr los objetivos deseados, y debe contener:
- ¿Qué se hará?
- ¿Por qué se hará?
- ¿Dónde se hará?
- ¿Cuándo se hará?
- ¿Quién lo hará?
- Cronograma de acción
El cronograma de acción contemplará uno de los objetivos del plan de acción, estipulando los plazos y el orden de cada etapa. Al poner en orden cada actividad a realizar, se organizará más el proceso y se podrá tener un mayor control sobre los imprevistos y posibles cambios a realizar.
- Evaluar los resultados
Finalmente, luego de pasar por cada etapa de elaboración, se debe poner en práctica el plan de comunicación, siendo necesario evaluar los resultados obtenidos y si encajan en lo planteado inicialmente.
Durante esta etapa es necesario utilizar diferentes indicadores de performance, siguiendo las métricas, el compromiso con la marca y realizando los cambios necesarios, caso sea necesario.
Ante lo expuesto, podemos concluir que adoptar un plan de comunicación requiere dedicación por parte de todos los involucrados y va mucho más allá de desarrollar publicaciones o textos para dar a conocer productos o servicios.
Para lograr los objetivos estipulados, el plan debe estar bien desarrollado y aplicado correctamente, siguiendo los pasos comentados más arriba.
Así aparecen los beneficios, posicionando a la marca de la forma deseada en el mercado, lo que lleva al desarrollo de nuevas estrategias, ampliando la visión de mercado y ampliando las ventajas competitivas.
Esperamos haber aclarado un poco más sobre el tema a través de este contenido y haber agregado un poco de conocimiento a tus experiencias. ¡Quédate atento a nuestro blog para obtener más consejos de marketing y otros temas. ¡Hasta la próxima!