Aunque muchas personas piensan que el correo electrónico está muerto, en el escenario empresarial actual la comunicación por correo electrónico aún juega un papel central en el intercambio de información y el mantenimiento de las relaciones profesionales y el envío de datos confidenciales.

Si bien es una herramienta poderosa, una redacción cuidadosa, especialmente la atención a cómo iniciar un correo electrónico profesional y finalizar los correos corporativos, es fundamental para construir conexiones sólidas y exitosas.

Para ayudarte en esta tarea, en este texto abordamos la importancia de prestar especial atención a estas partes cruciales del correo electrónico, entendiendo cómo influyen en la percepción del destinatario y la efectividad de la comunicación.

Además, exploraremos algunas pautas prácticas para crear saludos y cierres cordiales adecuados, asegurando que nuestros mensajes transmitan un tono profesional, respetuoso y claro en todas las interacciones en el contexto corporativo. ¿Quieres saber todo sobre este tema? ¡Entonces sigue este artículo hasta el final! ¡Buena lectura!

¿Qué es un correo electrónico corporativo?

Esta personalización con el dominio de la empresa es fundamental para fortalecer la identidad y la marca de la organización, además de transmitir una imagen más profesional a los destinatarios.

El uso de correos electrónicos corporativos es una práctica imprescindible para facilitar la comunicación tanto interna, entre los colaboradores y departamentos de la empresa, como externa, con clientes, proveedores y otras partes interesadas.

7 consejos para escribir un correo electrónico profesional

Como ya hemos destacado, escribir un correo electrónico corporativo de forma clara, profesional y eficiente es fundamental para el éxito de tus comunicaciones en el entorno de trabajo.

A continuación, te mostramos siete consejos esenciales para ayudarte a mejorar tus habilidades para escribir mensajes:

1 – Organiza tus ideas, sé objetivo y conciso: divide el contenido del correo en párrafos cortos y coherentes.

Cada párrafo debe tratar un tema específico, facilitando su lectura y comprensión por parte del destinatario. De esta forma, evita dar vueltas y ve directo al punto. Resume tus ideas en frases claras y evita información innecesaria. Piensa en el mensaje principal que deseas transmitir y enfócate en eso.

2 – Utiliza un lenguaje apropiado: mantén un tono profesional y evita jergas, abreviaciones o lenguaje coloquial. Recuerda que el correo electrónico es una forma de comunicación formal en el entorno de trabajo.

3 – Utiliza títulos y listas: cuando sea apropiado, utiliza listas enumeradas o títulos para resaltar información importante. Esto hace que el correo electrónico sea más organizado y fácil de leer.

4 – Adjunta archivos relevantes (si es necesario): si necesitas enviar documentos o archivos adicionales, asegúrate de adjuntarlos antes de enviar el correo. Comprueba que los archivos sean correctos y que sean pertinentes al contenido del mensaje.

5 – Debes ser cortés y educado: utiliza palabras de cortesía como “por favor” y “gracias” para mostrar educación y aprecio. Incluso cuando se trate de asuntos delicados, mantén un tono de respeto y cordial.

6 – Incluye tu información de contacto: asegúrate que tu información de contacto esté disponible en el correo electrónico, incluido tu nombre completo, cargo, número de teléfono y tal vez un enlace a tu perfil profesional.

7 – Revisa antes de enviar: los errores gramaticales y ortográficos pueden comprometer tu credibilidad profesional. Revisa cuidadosamente el correo electrónico antes de enviarlo, prestando especial atención a los errores comunes.

Cómo iniciar un correo electrónico profesional: punto importante de atención

Prestar atención al inicio y al final del correo electrónico corporativo es sumamente importante, ya que estas partes son el primero y el último elemento que verá el destinatario.

El inicio del correo electrónico es como una tarjeta de visitas, estableciendo la primera impresión sobre el remitente y el contenido del mensaje. Un saludo apropiado, como “Estimado(a) [Nombre del destinatario]”, demuestra respeto y profesionalismo desde el primer contacto.

Un comienzo bien pensado también puede despertar el interés del destinatario en seguir leyendo el correo electrónico.

El uso del nombre del destinatario, cuando se conoce, personaliza el mensaje y muestra que no es genérico, aumentando la probabilidad de que el correo electrónico se lea con más atención.

Asimismo, el final del correo electrónico es una oportunidad crucial para finalizar la comunicación de forma adecuada y cortés. La despedida como “Atentamente” o “Gracias por su atención”, seguida del nombre y cargo del remitente, refuerza la cortesía y profundiza la conexión profesional con el destinatario.

Por eso, dedicar especial atención al inicio y al final del correo electrónico corporativo es fundamental para establecer una comunicación positiva, respetuosa y profesional. Estos detalles pueden marcar la diferencia en cómo el destinatario percibe el correo electrónico, lo que puede generar resultados positivos en las interacciones dentro de la empresa y con otras partes interesadas.

Ejemplos de cómo comenzar un correo electrónico profesional 

A continuación daremos dos ejemplos de estructura de correo electrónico profesional. El primero es un colaborador enviando una propuesta de asociación a otra empresa:

Asunto: Propuesta de asociación – Evento benéfico

Estimado Sr. Silva,

Espero que este mensaje te encuentre bien. Mi nombre es Ana Santos y soy coordinadora de eventos de ABC Eventos Corporativos. Me comunico con usted para proponerle una asociación entre nuestras empresas para el próximo evento benéfico de la Institución XYZ.

Nuestro equipo ha estado trabajando arduamente para planificar un evento significativo y de impacto social. Con el tema “Una mirada al futuro”, lo recaudado de este evento se destinará a apoyar a los niños necesitados de nuestra región.

Creemos que su empresa, con su amplia experiencia y reputación sólida en el mercado, sería un socio ideal para esta causa. Nuestra propuesta incluye el patrocinio de una de las actividades del evento, así como la posibilidad de exponer su marca en nuestro material promocional y durante el propio evento.

En adjunto encontrarás nuestro portafolio de eventos pasados y una presentación detallada sobre el evento benéfico “Una mirada al futuro”. Estaremos encantados de agendar una reunión para discutir los detalles de esta asociación y cómo podemos trabajar juntos para que este evento benéfico sea un éxito.

Agradecemos su atención y esperamos ansiosamente tener la oportunidad de colaborar con la Empresa Silva & Cia a favor de esta noble causa.

Atentamente,

Ana Santos Coordinadora de Eventos ABC Eventos Corporativos Telefono: (XX) XX XXXX-XXXX E-mail: [email protected].

El segundo ejemplo de cómo iniciar un correo electrónico profesional es un correo interno de resultados del equipo. Verifícalo:

Asunto: Informe de desempeño mensual – Julio 2023

Estimado Sr. Olivera, 

Espero que este mensaje te encuentre bien. Me gustaría compartir con usted el informe mensual de rendimiento del mes de julio de 2023.

Durante el último mes, nuestro equipo del sector de ventas ha estado trabajando arduamente para lograr los objetivos establecidos para el trimestre. Me complace informarle que logramos superar las expectativas y logramos un aumento del 15% en las ventas en comparación al mismo período del año pasado. Además, conquistamos dos nuevos clientes corporativos, fortaleciendo aún más nuestra cartera de clientes.

En el informe adjunto, detallo las principales actividades realizadas durante el mes, los resultados obtenidos y algunas proyecciones para el próximo trimestre. También incluyo un análisis de los desafíos enfrentados y posibles estrategias para mejorar aún más nuestros resultados. 

Me gustaría programar una breve reunión la próxima semana, si es posible, para discutir personalmente los resultados presentados y recibir sus insights sobre las oportunidades de crecimiento. Su orientación y liderazgo son fundamentales para el desarrollo continuo de nuestro equipo y para el éxito del sector de ventas.

Le agradezco de antemano por la atención y espero la confirmación de su disponibilidad para la reunión.

Atentamente, 

Juan Silva Gerente de Ventas Sector de Ventas – Empresa XYZ Teléfono: (XX) XX XXXX-XXXX E-mail: [email protected].

¿Cómo tener un correo electrónico profesional?

Si eres emprendedor, necesitarás un dominio personalizado para tu empresa. Por ejemplo, si tu empresa se llama “miempresa”, el dominio podría ser “[email protected]”. Puedes registrar un dominio a través de proveedores de alojamiento de sitios web o registradores de dominio.

Si eres colaborador de una empresa, consulta con el departamento de TI o con el departamento personal sobre los procedimientos adecuados.

Generalmente, el correo electrónico corporativo se crea en base al nombre y apellido del colaborador. Decide qué nombre de usuario quieres utilizar para tu correo electrónico corporativo.

Luego de crear exitosamente el correo electrónico, agrega tu información personal, como nombre completo, cargo, departamento y número de teléfono, para que los destinatarios puedan identificarte fácilmente.

Al crear un correo electrónico corporativo, también es necesario configurar la firma. Es importante tener un modelo profesional que incluya tu información de contacto, como nombre, cargo, empresa, dirección de correo electrónico y número de teléfono.

Aprovecha para ajustar las configuraciones adicionales, como idioma, zona horaria, respuestas automáticas (out of office para el período de vacaciones, por ejemplo) y otros recursos disponibles en la plataforma de correo electrónico. 

Luego de configurar la cuenta, envíate un correo de prueba a ti o a un compañero para asegurar que todo funcione correctamente y que el correo electrónico se entregue correctamente.

Recuerda seguir las políticas y pautas de la empresa para el uso del correo electrónico corporativo. Mantén la comunicación profesional y evita el uso inadecuado del correo para garantizar la seguridad y eficiencia en las comunicaciones internas y externas de la empresa.

Conclusión

Dominar el arte de escribir correos electrónicos corporativos de forma eficiente es una habilidad valiosa que puede impulsar tu carrera y mejorar la comunicación en el entorno de trabajo. Los consejos presentados aquí proporcionan una guía práctica para garantizar que tus mensajes sean claros, profesionales e impactantes. 

Recuerda que no se puede subestimar la atención en cómo iniciar un correo electrónico profesional y finalizar los correos corporativos de forma adecuada. 

Así, un saludo respetuoso y un cierre cortés demuestra consideración y profesionalismo, fortaleciendo las relaciones con los compañeros, clientes y socios de negocios.

Además, revisa siempre cuidadosamente tus correos electrónicos para detectar errores gramaticales y ortográficos. La práctica constante te hará más hábil y capaz de comunicarte de manera eficiente y profesional en todo momento.