¿Sabes qué son las herramientas de productividad y cómo pueden contribuir con la gestión de tareas, comunicación y el rendimiento de tu empresa?

En un mundo globalizado, donde la agilidad es fundamental y la tecnología habla cada vez más fuerte, el uso de ciertas herramientas puede marcar una gran diferencia.

Sabiendo esto, en este contenido HostGator presentará el concepto y la importancia de las herramientas de productividad, además de enumerar 7 opciones que necesitas conocer y utilizar.

¿Qué son las herramientas de productividad?

Las herramientas de productividad están diseñadas para optimizar los flujos de trabajo y ayudar a las personas a lograr un alto nivel de productividad.

Existen numerosas herramientas de este tipo en el mercado, desde opciones gratuitas hasta aquellas que requieren el pago de una licencia o suscripción. 

Inicialmente, estas herramientas comenzaron a tener mucho éxito en las empresas de tecnología, pero hoy en día están ganando cada vez más espacio en organizaciones que operan en otros segmentos de negocio. 

Por cierto, es muy probable que conozcas al menos una de las herramientas que presentamos en este contenido. 

¿Por qué es importante utilizar herramientas de productividad?

El uso de herramientas de productividad ha cobrado cada vez más importancia, principalmente por los beneficios que pueden ofrecer a las empresas y sus equipos. 

Entre los principales beneficios relacionados con el uso de este tipo de herramientas, podemos destacar:

• Reducción de costos operativos.
• Mejora del nivel de satisfacción de los clientes. 
• Optimización del tiempo y del flujo de trabajo.
• Mejora de la comunicación interna y externa. 

Con la ayuda de las herramientas de productividad, los equipos pueden concentrarse y enfocar sus energías en tareas que realmente importan y que generarán resultados. 

Sin duda, las organizaciones que apuestan por la innovación y las soluciones para la productividad empresarial tienen más posibilidades de destacarse en el mercado y terminar por delante de la competencia. 

Las mejores herramientas de productividad

Ahora que ya sabes qué son las herramientas de productividad y qué tan importantes son en las organizaciones, es momento de conocer las soluciones de esta categoría que tienen mayor protagonismo y reconocimiento en el mercado.

Trello

Cuando se trata de herramientas de productividad, Trello es una de las opciones más conocidas y utilizadas del mercado.

Con un aspecto muy intuitivo, Trello permite a las empresas organizar tareas a través de tableros y tarjetas y distribuir actividades entre equipos.

A través de esta herramienta, los gerentes pueden monitorear el progreso de las demandas, establecer las fechas de entrega y designar a los responsables de cada tarea.

Notion

Notion también es una aplicación destinada a la gestión y organización de tareas a través de tableros y tarjetas visualmente intuitivos.

De forma muy práctica, puedes personalizar Notion y hacer que funcione como quieras. Simplemente arrastra, suelta o haz clic para crear un panel, tarjeta o adjuntar documentos. 

Toggl

Toggl es una herramienta de productividad que permite a los líderes y gerentes monitorear el tiempo que sus equipos dedican a completar cada tarea.

De esta forma, es posible verificar al final del día, semana o mes la cantidad de horas que se dedicaron para cada tarea, proyecto o cliente y estimar mejor los costos y plazos de las acciones. 

Evernote

Evernote es una herramienta que ayuda a empresas, personas creativas y emprendedoras a organizar sus ideas de forma práctica e intuitiva, a partir de archivos de notas.

Con un aspecto muy similar al de las herramientas de e-mail, Evernote funciona como una especie de base de anotaciones para todo lo que necesites.

Además, su búsqueda avanzada y sus tags ayudan hasta a los más desorganizados a encontrar todo lo que necesitan.

Todoist

Cuando se trata de herramientas de productividad, no podemos dejar a Todoist fuera de nuestra lista de soluciones. 

Con Todoist, las empresas pueden planificar las jornadas de trabajo y las tareas de sus colaboradores, asegurando que todas las actividades y proyectos se desarrollen y entreguen a tiempo. 

Las agencias de marketing y empresas de tecnología se encuentran entre las que utilizan esta herramienta para optimizar la rutina de los equipos, controlar los flujos de trabajo y no perder plazos.

Slack

En el mundo empresarial extremadamente competitivo de hoy en día, las organizaciones necesitan ser ágiles para mantenerse en el mercado y ocupar una posición destacada en relación con los competidores, manteniendo siempre una comunicación activa y directa. 

Como herramienta de comunicación estilo chat, Slack se ha vuelto popular en el mundo empresarial y ha hecho una contribución notable para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo. 

Google Meet

Finalmente, no se puede hablar de las herramientas de productividad sin mencionar Google Meet, ¿verdad?.

Google Meet es un servicio de comunicación por video desarrollado por Google que ganó gran popularidad cuando la pandemia obligó a las empresas y organismos públicos a adoptar el trabajo remoto. 

Con un plan gratuito y opciones de suscripción paga, Google Meet permite que equipos y personas de todo el mundo participen y puedan interactuar en reuniones en tiempo real a través de video.

¿Cómo mejorar mi productividad?

Con las herramientas que te indicamos a lo largo de este contenido, estamos seguros de que tus días en el entorno laboral serán más productivos y eficientes.

Por lo tanto, además de las herramientas de productividad, también existen otros consejos que puedes poner en práctica para optimizar las rutinas y el uso del tiempo, entre ellos están:

• Planificar las tareas para el día siguiente.
• Organizar las tareas en orden de prioridad.
• Crear metas diarias para mantener la motivación.
• Desactivar las notificaciones del celular para no perder la concentración.
• Tomar pequeños descansos para mejorar la productividad.
• Trabajar en una actividad a la vez.
• Saber delegar tareas a personas de confianza.
• Mantener hábitos saludables de alimentación, sueño y actividad física.
• Mantener el entorno de trabajo limpio, bien iluminado y organizado.
• Tomar unos días de descanso, después de todo, ¡nadie es de hierro!

Entonces, usa las herramientas que aprendiste aquí y nuestros consejos para mejorar tu productividad, ya sea en el trabajo o en tu vida personal.

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