Descubre más sobre Google Chat, el servicio integrado en Google Workspace para intercambio de mensajes, y cómo puede ayudar a tu empresa.
Los profesionales que trabajan en equipo necesitan conocer Google Chat. Es una herramienta de Google disponible para los suscriptores de Google Workspace, anteriormente conocido como G Suite.
Es probable que ya hayas utilizado otro servicio de comunicación de Google que fue muy popular, Hangouts. Por lo tanto, es importante saber que Google Chat ofrece muchas más funcionalidades que Hangouts. Aquí, podemos mencionar la creación de canales y la creación de conversaciones con múltiples participantes.
Además, también es posible instalar algunos bots en esta herramienta e iniciar conferencias por Google Meet directamente desde el Chat. Por lo tanto, si quieres mejorar la integración entre los colaboradores de tu empresa, sigue leyendo para saber más sobre esta plataforma.
¿Qué es Google Chat?
Google Chat es una herramienta de Google desarrollada para empresas. Está disponible para todos los suscriptores de Google Workspace, un paquete de servicios y herramientas orientados al mundo corporativo.
Es posible acceder a Google Chat directamente desde el navegador o instalar la aplicación para escritorio. Está disponible tanto para Windows como para Mac. Además, también puedes instalar esta aplicación en teléfonos Android e iOS.
Este chat permite la creación de salas de conversación, canales y también tiene la opción de iniciar conversaciones privadas. En las salas de conversaciones en grupo, los mensajes se dividen por tema. Esto facilita la organización de las ideas y permite que el usuario encuentre un mensaje específico con más rapidez.
Al igual que ocurre con otras aplicaciones de comunicación, también es posible mencionar a un participante del grupo en las salas de conversación. Para hacerlo, basta con escribir “@nombre de usuario” y seleccionar a la persona.
El Chat está conectado a todo el ecosistema de Google. Por lo tanto, el usuario puede fácilmente enviar documentos guardados en Drive e incluso iniciar una conferencia en Meet con uno o más participantes. Ante todas estas funcionalidades, queda claro la diferencia que esta herramienta puede hacer en el trabajo de tu equipo.
¿Cómo funciona Google Chat?
Google Chat funciona de manera similar a otras aplicaciones de comunicación. Si deseas conversar individualmente con alguien, basta con buscar por el nombre o correo electrónico de la persona en el campo de búsqueda. Luego, solo envía un mensaje a esa persona.
El proceso para iniciar una conversación en grupo es similar. Sin embargo, en lugar de buscar el contacto de solo una persona, vas a buscar a todas las personas que necesitan integrarse a esa sala.
Las personas que agregues al grupo recibirán una notificación por Gmail para que se unan a la sala. Al hacer clic en el enlace enviado, ya podrán formar parte del grupo.
Por la integración del Chat con otras herramientas de Google, todos los mensajes intercambiados en esta plataforma serán enviados al Gmail del usuario. Esta es una función que puede ser apreciada por quienes gustan de tener un respaldo de las conversaciones importantes.
Siempre que alguien recibe un mensaje en una sala privada, o cuando es mencionado en un grupo, esa persona es notificada. Es posible deshabilitar estas notificaciones por hasta ocho horas.
También es posible añadir algunos aplicativos en conversaciones privadas o en grupo, como Trello, Salesforce y Asana. Estas herramientas pueden contribuir bastante para la organización de los trabajos en equipo.
¿Cómo usar Google Chat en el móvil?
¿Quieres saber cómo usar Google Chat en el móvil? Consulta a continuación los pasos sobre cómo instalar la aplicación y usarla:
- Accede a la tienda de aplicaciones de tu móvil y escribe “Google Chat”;
- Haz clic en “Instalar”;
- Abre la aplicación y haz tu login.
Después de hacer tu login, ya podrás ver todas tus conversaciones en curso. Si es la primera vez que accedes a esta herramienta, podrás iniciar algunas salas de conversaciones con tus contactos. La versión para el móvil presenta las mismas funciones que la versión para escritorio.
¿Por qué usar Google Chat?
Ahora que ya sabes qué es Google Chat, probablemente has notado que presenta varias funcionalidades. Si todavía estás en duda, ve abajo los principales motivos para usar esta herramienta en tu empresa.
Integración del equipo
Esta herramienta puede hacer que tu equipo esté mucho más integrado, ya que permite una comunicación más ágil. Además, la posibilidad de crear salas de conversación ayuda a enviar mensajes a varias personas de una sola vez y discutir proyectos.
¿Necesitas alinear algunos puntos de un proyecto específico? Solo coloca la información en el chat para mantener a todos los miembros informados de las decisiones.
Esta herramienta también permite que haya más colaboración entre los empleados de la organización. Al fin y al cabo, todos podrán contribuir con nuevas ideas u opiniones en las conversaciones en grupo y también compartir eventuales dificultades.
Optimizar la comunicación
Una comunicación ineficaz es un gran problema en muchas empresas. Si muchos colaboradores no están informados sobre objetivos, metas, planes y procesos, no podrán entregar un trabajo satisfactorio.
Por eso, es esencial contar con herramientas ágiles y eficaces. Así, el proceso de comunicación se vuelve más eficiente y garantiza que todos estén al tanto de las decisiones tomadas por los gestores.
Reducción de costos
Existen otras herramientas con recursos similares a los de Google Chat, siendo una de las más conocidas Slack. Sin embargo, estas plataformas son pagas.
Si ya estás suscrito a Google Workspace, puedes optar por usar Google Chat para no gastar en otros servicios de comunicación.
Funciones y recursos de Google
Otra ventaja de usar Google Chat es que está integrado con otros servicios, como Drive, Meet y Gmail. Así, todas tus conversas serán enviadas al correo electrónico, para que no pierdas ningún mensaje importante.
Además, siempre que pases muchas horas sin acceder al Chat, recibirás tus notificaciones de mensaje por correo electrónico.
La integración con Meet permite hacer conferencias con todos los participantes de un grupo de manera mucho más práctica y rápida. Al fin y al cabo, no siempre es posible resolver un asunto solo por medio de mensajes de texto.
Ya la integración con Drive facilita que compartas documentos con mucha más facilidad. Uno de los beneficios de compartir los documentos usando este Chat es que no necesitarás dar permisos individuales. Al fin y al cabo, ya son automáticos para todos los participantes del grupo.
Además, con la oportunidad de tener apps como Trello en la conversación, será más fácil organizar los trabajos del equipo. Seguir el cumplimiento de cada etapa de un proyecto determinado también será más ventajoso.
Conclusión
Saber qué es y cómo funciona Google Chat es fundamental para las empresas que desean mejorar la comunicación entre los colaboradores. Además, aún puedes aprovechar la integración del Chat con otras herramientas de Google para compartir archivos y optimizar procesos.
Continúa en el blog de HostGator para conocer otras tecnologías que pueden ayudar a optimizar los procesos de tu empresa. Aprovecha también para leer las sugerencias de posts que están abajo.