La organización es una característica fundamental de todo negocio exitoso. Después de todo, con procesos bien organizados, es mucho más fácil controlar todo lo que ocurre en la empresa y entregar buenas experiencias a los clientes; y en el área de almacenamiento, esto no es diferente.

Hacer una buena gestión de stock es muy importante para garantizar resultados de calidad en una empresa. ¡Acompaña el siguiente contenido y entiende cómo cuidar la gestión de stock de tu negocio!

¿Qué es la gestión de stock?

Gestión de stock son todos los procesos y estrategias que se utilizan para dirigir el área de almacenamiento de productos de una empresa. Si vendes artículos físicos a tus clientes, es probable que estos artículos se almacenen en algún lugar antes de la compra y durante el proceso de envío al consumidor.

La gestión de stock tiene como objetivo garantizar que toda esta área de la empresa:

• Sea organizada
• Eficiente
• Aporte resultados positivos y con calidad
• Garantice que el cliente tenga una buena experiencia de compra.

¿Cómo funciona?

La gestión de stock puede funcionar de diversas formas y, por lo general, cada empresa tiene diferentes métodos y planes de gestión de stock diferentes. En general, la gestión de stock la realiza una persona o el equipo que trabaja para que todos los productos se almacenen, clasifiquen y distribuyan correctamente.

Realizar una gestión de stock eficiente y de calidad tiene un impacto positivo en los resultados de la empresa, evitando pérdidas y gastos innecesarios. Asimismo, los problemas de gestión de stock también pueden traer muchas pérdidas.

¿Por qué es importante realizar una gestión de stock eficiente?

El control adecuado de stock de una empresa es muy importante y puede hacer que la empresa se destaque en el mercado. Eso es porque la gestión de stock, bien realizada, optimiza el tiempo de entrega de los productos, evita errores de entrega, garantiza la calidad de los artículos (sin averías ni pérdidas) y hace que la experiencia del consumidor final sea más agradable.

Todo esto tiene un impacto directo en el área financiera de la empresa. Después de todo, con la gestión de stock, los equipos del área de logística y almacenamiento se vuelven más eficientes y productivos. Además, las empresas acaban ahorrando mucho más, sin productos rotos o renuncias de compras.

Métodos disponibles

Existen diferentes métodos para realizar una gestión de stock eficiente. Conoce algunos de los siguientes para elegir el que mejor se adapte a tu empresa.

Primero que entra, primero que sale (PEPS): el propósito del método PEPS es evitar que los productos se echen a perder debido a la fecha de vencimiento. Por tanto, los más antiguos se venden primero. Ideal para cualquier persona que trabaja con alimentos, productos de belleza o cualquier artículo perecedero.

Curva ABC: en el método de curva ABC, los productos se clasifican como A (valor más caro) a C (valor más bajo). De esta manera, el gerente del stock puede prestar más atención a los procesos de los productos A en el caso que necesite priorizar, poniendo más esfuerzo en los artículos de mayor valor.

Just in time: el proceso llamado Just in time significa la fabricación de un producto solo por demanda del cliente. Es decir, el stock no existe, o es prácticamente mínimo, ya que solo se utiliza durante el envío de productos al comprador.

Stock Mínimo y Stock Máximo: los métodos de stock mínimo y stock máximo también son muy utilizados. En el primero, el gestor de stock define lo que explica el nombre del método: un stock mínimo de seguridad en caso de que aumente la demanda. Con el stock máximo, la idea es entender cuál es el artículo con mayor número en stock, para evitar excesos.

Las mejores prácticas para una gestión eficaz

Ahora que conoces la importancia de una gestión de stock eficaz y conoces algunos métodos, es fundamental tener en cuenta cuáles son las mejores prácticas en esta área:

• Tener procesos bien definidos para evitar problemas administrativos.
• Utilizar tecnología y datos para realizar el control de tu stock.
• Capacitar a tu equipo de manera recurrente, para que todos estén actualizados.
• Controlar el stock con frecuencia.
• Analizar tu historial de ventas para pronosticar las demandas con anticipación.
• Ser estricto en la organización de los productos en stock.

Plataformas para utilizar en la gestión de stock

Probablemente estás pensando que la gestión eficaz del stock sin tecnología es prácticamente imposible, ¿verdad? ¡Y eso es verdad! Para que tu gestión tenga la máxima calidad, invierte en herramientas que te ayuden en este proceso.

Los más comunes son los ERP, o Enterprise Resource Planning. Son sistemas integrados que ayudan a organizar todos los procesos y datos de la empresa. Tener un ERP puede ser un gran diferencial para tu trabajo, ya que esta tecnología es capaz de analizar información muy útil para gestionar stock.

Además, las herramientas SRM también se pueden utilizar como soporte. El Supplier Relationship Management es una herramienta de gestión que se puede utilizar para integrar tus procesos a los de los proveedores, con más calidad y menos errores.

¡Errores que no debes cometer!

Hay errores que son muy comunes en la gestión de stock. Pero, si sabes cuáles son y te preparas, puedes evitarlos y hacerlos menos frecuentes. A continuación te mostramos cuáles son:

• Cantidad inadecuada de productos (pocos productos o exceso de mercadería).
• Desorganización debido a la falta de herramientas de gestión adecuadas.
• Errores de administración por falta de capacitación del equipo.
• Poca atención a la organización de los productos.
• No planificar tiempos de aumento de ventas y zafras de la industria.

Estos errores se pueden evitar utilizando los softwares correctos de la gestión de stock y el respaldo de las herramientas y métodos adecuados. Es importante que recuerdes alinear los procesos del área de almacenamiento y logística con otros departamentos de la empresa, como compras y ventas.

De esta manera, puedes asegurarte que el stock se integre con las estrategias de otros departamentos y evitar imprevistos y otros problemas.

¿Cómo evitar pérdidas en la gestión de stock?

Las pérdidas en la gestión de stock pueden ocurrir por varias razones como:

• Robo de productos
• Pérdidas por falta de atención o desorganización
• Productos estropeados debido a la fecha de vencimiento
• Problemas de almacenamiento adecuado (roturas y daños a los productos)

Pero es posible evitar todos estos problemas, siguiendo estos consejos:

• Utiliza la tecnología como aliada de tu empresa
• Invierte en buenas herramientas de gestión
• Refuerza con el equipo todas las reglas y procesos de la gestión de stock
• Instala sistemas de seguridad para proteger los productos contra robos
• Elige los métodos más adecuados para tus procesos
• Realiza un inventario de los productos con regularidad

¿Puedo utilizar planillas de control?

Las planillas de Excel todavía se utilizan ampliamente para la gestión de stock. Pero, existen muchos riesgos al optar por este sistema. A pesar de ser relativamente más simple de operar que un ERP y con un costo mucho menor, las desventajas de las planillas son:

• Posible pérdida de información si la planilla no se guarda.
• Desorganización si hay más de una persona accediendo y cambiando la planilla.
• Falta de optimización de tiempo y recursos, ya que los datos se ingresan manualmente, lo que es más lento y requiere más trabajo.
• Poca o ninguna integración con información de otras áreas, lo que puede ser fundamental para la gestión de stock.

Por eso, trata de dejar las planillas para procesos más sencillos, puntuales y específicos de tu empresa. Nuestro último consejo es que busques invertir en un sistema de gestión de stock automatizado, para evitar errores y hacer que la gestión sea más práctica, menos costosa y más eficiente.

¡Esperamos que hayas disfrutado del contenido y que tus procesos de gestión sean cada vez más exitosos! ¡Hasta la próxima!