A finales del 2020, Google anunció el lanzamiento de Google Workspace, una experiencia de producto totalmente integrada con versiones de compra a medida de los clientes.

Entre las características de Google Workspace, están los mensajes, reuniones, documentos y las asignaciones, todas desarrolladas con la seguridad de Google y la última tecnología del mercado, a diferencia de las herramientas G Suite, que están desactualizadas.

Aproximadamente 2500 millones de usuarios utilizan las herramientas de Google, como Google Analytics o Google Ads, todos los meses. Este éxito tiene que ver con productos modestos y fáciles de usar que se anticipan a las necesidades de los usuarios. Independientemente del modelo de negocio de tu empresa, la lista de razones para usar Google Workspace es larga.

En este artículo conocerás más sobre el funcionamiento de Google Workspace y las ventajas de contratar un servicio que, según el propio Google, tiene tres novedades principales.

La primera es una experiencia de usuario nueva e integrada, que ayuda a los equipos a colaborar de forma eficaz. El segundo se refiere a la conexión de los colaboradores y la promoción de nuevas experiencias digitales para el cliente, mientras que el tercero es la mejora de la forma en que las funcionalidades trabajan juntas, con soluciones adaptadas a las necesidades únicas de los clientes.

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace es un servicio que ofrece las principales herramientas de Google, personalizadas de forma independiente, con el nombre de dominio del cliente. El conjunto de herramientas innovadoras está alojado en la nube de Google y está diseñado para facilitar la creación de empresas, la colaboración, la productividad y la movilidad del equipo.

A través de la página de Admin, el propietario(a) de la empresa puede administrar todo del mismo lugar: agregar nuevos usuarios y grupos, administrar dispositivos, realizar configuraciones de seguridad y agregar nuevos dominios para la empresa. Workspace es gratuito durante 14 días, a partir de eso, el paquete básico cuesta US$5 por cuenta de usuario por mes (o US$50 por usuario por año).

¿Para qué sirve Google Workspace?

Google Workspace sirve para ayudar a los equipos que trabajan de forma remota. Las herramientas de Google permiten que los colaboradores compartan ideas en hojas de cálculo, presentaciones y texto en una sala de chat con una videoconferencia. ¡Es colaboración en tiempo real y comunicación eficiente!

Facilita la organización y el control de los datos de la organización, haciendo que los equipos sean más ágiles, colaborativos y bien informados. En la práctica ayuda a experimentar los beneficios de la verdadera transformación digital, incluyendo la capacidad de trabajar de nuevas formas.

¿Cuáles son los principales servicios de Google Workspace?

Google Workspace incluye las principales herramientas gratuitas de Google que probablemente ya conozcas: e-mail profesional (Gmail), Agenda, Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Keep. Con Workspace, las empresas pueden personalizar y compartir las herramientas entre equipos en tiempo real.

Un ejemplo es la posibilidad de visualización, que permite que los usuarios revisen el contenido de un link compartido sin salir del documento original. Esta actitud ahorra tiempo, ya que permite al usuario cambiar entre aplicaciones y pestañas. La creación de documentos en salas de reuniones facilita la colaboración y la creación de conversaciones dinámicas, sin tener que cambiar de pestaña.

Otra actualización importante de Google Workspace es poder ver y escuchar a tus colegas mientras trabajas en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones con la extensión de videollamadas picture-in-picture para estas herramientas. La integración de Docs y Chat significa que puedes comunicarte y colaborar simultáneamente. A continuación, puedes ver algunas ventajas de contratar herramientas de Google para empresas.

Gmail

Con Google Workspace, obtienes la funcionalidad, confiabilidad y familiaridad de Gmail, pero con el dominio de tu organización. Para los empleadores es un e-mail de nivel empresarial premium que pueden controlar y proteger, sin la necesidad de mantener un servidor de e-mail, y pueden agregar o eliminar usuarios fácilmente a medida que la empresa crece.

Google Drive

Cada usuario tiene una cuenta de Drive, donde puede almacenar notas, borradores y otros archivos a los que sus compañeros de equipo no necesitan acceder. Además, cada equipo puede tener su propia Drive, donde los usuarios pueden compartir documentos o recursos a los que otros miembros del equipo necesitan acceder.

Por supuesto, también pueden compartir archivos y carpetas usando la versión gratuita de Drive, pero primero deben otorgar acceso manualmente y asignar permisos a cada usuario. Con el Drive del equipo, todos los que necesitan acceso ya lo tienen.

Google Currents

Funciona como una red social interna para agilizar la comunicación en toda la organización, compartir contenido relevante con los colaboradores, iniciar discusiones y permitir que los colaboradores evalúen asuntos importantes de la empresa.

Login único y CRM

Al integrar Google Workspace con CRM y otras aplicaciones de productividad, el equipo puede trabajar sin problemas en múltiples plataformas, todo en la aplicación de Google Workspace.

Los colaboradores acceden a las aplicaciones de trabajo con un único login y no pierden tiempo cambiando de un lado a otro, duplicando esfuerzos y datos. Además, los colaboradores trabajan de manera más productiva, reduciendo errores humanos y las inconsistencias.

Con CRM, los equipos de ventas y de customer success pueden hacer autolog de tareas, historiales, llamadas y reuniones, así como intercambiar e-mails en Salesforce sin salir de Gmail. También es posible extraer datos de CRM a Hojas de cálculo de Google.

Endpoint Management

Mientras que el Admin Console te permite controlar las cuentas de Google Workspace, el Endpoint Management te permite controlar qué dispositivos pueden acceder a esas cuentas.

Con Google Workspace Endpoint Management, puedes distribuir aplicaciones en dispositivos móviles de forma rápida y en gran escala. También puedes verificar el uso, administrar la configuración de seguridad y limitar el acceso en cualquier dispositivo endpoint. Si pierdes o te roban el dispositivo, puedes borrar datos confidenciales de forma remota borrando el dispositivo o la cuenta.

Si alguien inicia sesión de un dispositivo no reconocido, el usuario de la cuenta recibe un mensaje solicitando el código de verificación, lo que proporciona una capa de seguridad extra.

Además, todo el contenido que se mueve entre los servidores de Google y los de otras empresas está encriptado. Por ejemplo, cada e-mail que envías o recibes está 100% cifrado, por lo que es seguro abrirlo. Los administradores también pueden definir reglas de cifrado personalizada para contenido específico.

Google Vault

Vault permite conservar datos importantes durante el tiempo que necesites, incluso cuentas suspendidas. Esto ayuda a evitar la pérdida de datos cuando los colaboradores abandonan la empresa. También puedes usar Vault para rastrear la actividad del usuario y ver sus búsquedas, vistas de contenido y exportaciones.

Google Sites

Si tu empresa necesita un sitio web o una nueva forma interactiva de compartir información con clientes y equipos remotos, Google Sites es una excelente opción.

Inteligencia artificial

Google Workspace aprovecha el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y otras formas de IA para eliminar fricciones, automatizar tareas simples y capacitar al equipo con insights basado en datos que necesitan para tomar decisiones comerciales informadas.

Por ejemplo, cuando los colaboradores reservan reuniones virtuales en Calendar, Google Assistant busca automáticamente una hora y agrega salas que están optimizadas para cada participante.

La escritura inteligente en Gmail puede terminar frases, mientras que Nudge les recuerda que responda los mensajes. Las Hojas de cálculo de Google también están integradas con BigQuery, para que los colaboradores puedan administrar, analizar e interpretar grandes cantidades de datos sin procesar en tiempo real.

¿Por qué invertir en Workspace?

Workspace es una excelente solución para usuarios profesionales o comerciales que desean una dirección de e-mail en su propio dominio y necesitan acceso a aplicaciones de productividad, sin preocuparse por exceder los límites de almacenamiento. Si es así, recomendamos que inviertas en Workspace.

La pandemia provocada por el COVID-19 aceleró la necesidad de movilidad y digitalización de equipos. Por lo tanto, quizás la razón principal para usar Google Workspace es obtener acceso total al paquete de herramientas que aumentan la productividad.

El trabajo remoto y el movimiento es totalmente fácil, y los colaboradores pueden crear documentos, colaborar con colegas en tiempo real, hablar con los clientes en videollamadas o enviar e-mails en cualquier momento, desde cualquier lugar del mundo.

Las herramientas de Google para negocio funcionan en cualquier navegador web y ofrecen la capacidad de sincronizar Chrome en todos los dispositivos. Además de ser una gran solución en términos de alojamiento de e-mail, Workspace proporciona una solución completa para la colaboración y el almacenamiento de documentos.

Con las funciones sin conexión de Google Workspace, no tienes que depender de Internet para hacer un trabajo o acceder a datos. Al hacerlo, Google se asegura de que siempre trabajes con los archivos más recientes y no tengas que perder tiempo moviendo o duplicando recursos.