En nuestro día a día, utilizamos diversos diagramas ágiles y herramientas que ayudan a aportar claridad, rapidez y calidad a la entrega de los proyectos. El diagrama PERT es una de ellas: una herramienta importante para ayudar al gerente a estimar la duración de los proyectos. Aprende todo sobre ella, aquí.

Mantener los proyectos a tiempo es un gran desafío para los gerentes. Entonces, nada mejor que utilizar esta herramienta para calcular y tener los tiempos de entrega más asertivos.

En este artículo, comprenderás qué es el diagrama PERT, cómo funciona, cuáles son las ventajas de utilizarlo y cómo aplicarlo en la práctica.

¿Qué es PERT?

PERT es la sigla de Program Evaluation and Review Technique que, en traducción libre, significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas.

Esta técnica, muy utilizada para la gestión de proyectos, fue creada por la NASA en 1958 para indicar la duración de un proyecto basándose en estimaciones de 3 puntos.

Una actividad o proyecto puede tener las siguientes estimaciones:

• Optimista (O)
• Pesimista (P)
• Más probable (MP)

Al señalar estas estimaciones, es posible evaluar los riesgos inherentes a cada paso del proceso con el fin de minimizarlos.

La estimación PERT es capaz de sopesar las incertidumbres y brindar más seguridad a cualquier proyecto o actividad cuando se trata del tiempo de duración.

¿Cómo funciona el diagrama PERT?

Básicamente, el diagrama PERT sirve para encontrar la duración de alguna actividad y se basa en tres estimaciones: optimista, pesimista y más probable.

La técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique) debe ser parte de un proyecto que está segmentado en una estructura de tareas.

Por eso es necesario definir algunas variables:

• ¿Qué líderes participarán en el proyecto?
• ¿Cuáles serán las fases de implementación del proyecto?
• ¿Cuál será la duración estimada de cada etapa del proyecto?
• ¿Quién será el responsable de monitorear el proyecto?

A partir de ahí, es posible explicar el diagrama considerando los siguientes parámetros:

• Optimista (O): es el escenario en el que todo sale bien, no hay complicaciones.
• Pesimista (P): es el escenario donde todo sale mal y el plazo es largo.
• Más probable (MP): en este escenario, no tenemos grandes sorpresas y el proyecto sigue adelante con pocos errores y mantienen el control.

Método CPM

Lo podemos hablar de diagrama PERT sin traer también el método CPM (Critical Path Method), que es el Método de Camino Crítico. Se utilizan juntos en la gestión, en proyectos más complejos y extensos.

Aunque fueron ideados en la misma época, ¡son métodos diferentes que funcionan muy bien juntos!

El objetivo es optimizar la cadena de producción de un proyecto y minimizar las interrupciones de mantenimiento de cualquier tipo.

Mientras que PERT estima el tiempo de la duración, CPM trabaja optimizando este tiempo.

El modelo CPM es un diagrama que organiza las tareas y actividades del proyecto gráficamente, mostrando los vínculos entre cada etapa y señalando los puntos de los que dependen.

De esta manera, las tareas críticas que se superponen con otras reciben la atención necesaria.

Consulta también: 7 herramientas para gestionar proyectos web que necesitas conocer.

¿Cuáles son las ventajas de PERT?

Comprende cómo esta herramienta puede cambiar la realidad de los proyectos que administras, brindando mejores resultados y una toma de decisiones más rápida:

Establece un cronograma para tu equipo

Si solo la fecha de finalización del proyecto fuera suficiente, no utilizaríamos tantas diagramas ágiles que nos ayuden a avanzar en proyectos complejos y extensos.

Juntos, PERT y CPM te ayudan a crear un paso a paso con fechas definidas, clasificando la información más importante del proyecto y estimando razonablemente el tiempo.

¡Esto mantendrá al equipo enfocado para que cada etapa se cumpla!

Previene complicaciones

Con PERT trabajando en conjunto con CPM, tenemos una visión general del proyecto y podemos evitar errores en cada paso, ya que el propósito de este modelo es proporcionar una vista completa de todos los pasos y optimizar la ejecución de cada uno.

Si se detectan, los factores críticos se pueden tratar con anticipación para que no afecten el avance del proyecto en cuestión.

De esta forma, se evitarán retrabajos y gastos innecesarios.

Elimina la inactividad y los retrasos

En general, en un proyecto, varias etapas están interconectadas y dependen directamente unas de otras. Cuando hay un problema en una de las etapas, es natural que pasos dependientes se retrasen.

En estos momentos, además del retraso, está la inactividad del equipo que daría el siguiente paso y la acumulación de trabajo para otro equipo. Con la técnica PERT y el modelo CPM, podemos fácilmente evitar estos problemas y mantener el proyecto a tiempo.

Satisface a los clientes internos y externos

Un gran beneficio del diagrama es brindar claridad a todos los involucrados en el proyecto, tanto al equipo de trabajo como al cliente. El equipo siempre se siente consciente de los pasos y eso aumenta su sentido de responsabilidad y autonomía.

En muchos casos, los miembros del equipo tienen la oportunidad de anticipar eventos que ocurren durante el proyecto.

Esta visualización clara también ayuda en la toma de decisiones con el cliente, quien puede visualizar los pasos de manera amplia.

¿Cómo aplicar PERT en la práctica?

Ahora que entiendes qué es PERT, cómo funciona y cuáles son sus beneficios, vayamos a la última etapa: ¿cómo aplicarlo a tus proyectos? Para crear un diagrama PERT y CPM, debes seguir estos pasos:

Paso 1 – Identificando las tareas

En este paso, debes enumerar todas las tareas que deben completarse a lo largo del proyecto. Destaca las actividades más críticas del proyecto.

Paso 2 – Calculando el tiempo

Ahora es el momento de determinar los intervalos de tiempo para cada tarea según el diagrama.

Para cada tarea, define el tiempo Optimista, Pesimista y Más Probable y luego realiza el análisis PERT.

Después de establecer la secuencia de tareas y encontrar la estimación PERT para cada una, llegas a la duración de tu proyecto.

Paso 3 – Realizando el análisis PERT

El análisis PERT se utiliza para determinar si el proyecto puede completarse dentro de la duración estipulada. A continuación, entiende un ejemplo de cómo calcular el diagrama de PERT y CPM:

PERT = (Pesimista + 4 x Más Probable + Optimista) / 6

¿Cómo calcular?

Para calcular la estimación PERT, trabajaremos con algunos PERT CPM de ejemplos.

Supongamos que tu equipo tiene un proyecto para completar en 20 días. Pero, los expertos han estimado que es más probable que demore 30 días o, con muchos problemas, hasta 35 días. En este caso, tenemos:

• Optimista: 20
• Pesimista: 35
• Más Probable: 30

PERT = (35 + 4 x 30 + 20) / 6 = 29, 16

Según la estimación el tiempo del proyecto será de 29 días, pero esto puede tener alguna variación.

En este caso, es importante calcular la desviación estándar del análisis PERT.

Desviación estándar

Desvío estándar = (Pesimista – Optimista) / 6

(35 – 20) / 6 = 2,5

Esto quiere decir que la actividad se puede realizar en 20 días, con una variación de 2 días y medio para más o para menos. La técnica PERT se puede utilizar en proyectos de cualquier tamaño o incluso en actividades más pequeñas.

Ejemplos de gráficos PERT

Hay numerosas formas de hacer un diagrama o gráfico PERT, incluso hay un sitio donde puedes hacer tu propia gráfica de la forma que desees, el Visme. Con él puedes crear innumerables tipos de gráficas.

¡Creamos nuestra Creación de Código para ejemplificar!

¿Te gustó entender más sobre cómo gestionar tu proyecto con la diagrama PERT como aliada? ¡Deja tu comentario!