¿Quieres entender cómo funciona y cómo firmar documento digitalmente a partir de hoy? ¡Consulta este artículo!
Probablemente, la pregunta de cómo firmar documento digitalmente ya está surgiendo en tu trabajo, universidad e incluso en las relaciones cotidianas. Después de todo, ahora es prácticamente una rutina: hablamos de firmas electrónicas en todas partes.
La revolución digital y la adopción de las nuevas tecnologías en todos los ámbitos de la sociedad, especialmente tras la pandemia del Covid-19, han favorecido la difusión de herramientas innovadoras que permiten la firma digital de un documento informático, consultando la misma validez jurídica que una firma manuscrita.
¿Quieres entender cómo funciona y cómo puedes aprovechar la firma digital a partir de hoy? ¡Consulta este artículo!
¿Cómo firmar documentos digitalmente?
Empecemos con lo básico. En términos generales, ¿qué significa firmar digitalmente un documento? El concepto básico es este: la firma digital, como dice la propia expresión, nos permite firmar un documento electrónico.
Debido a una serie de parámetros técnicos, este proceso garantiza la autenticidad, fiabilidad y validez jurídica de los documentos firmados y, por tanto, asume el mismo valor que la firma manuscrita.
Muy bien, pero entonces, ¿cómo firmar digitalmente? Firmar digitalmente un documento es una actividad muy sencilla y se puede resumir en pocos pasos.
Ventajas de firmar un documento online: economía, simplificación, validez jurídica, fiabilidad y adaptación.
En el documento a presentar al firmante, normalmente en formato estático (PDF), se insertan los puntos de firma y, normalmente por e-mail, se envía la solicitud de firma.
Para mejorar el proceso de firma digital, a menudo se requiere usar un hardware y/o software. En el primer caso, se trata de un dispositivo – smart card o token USB – equipado con un certificado digital especial emitido por un organismo de certificación acreditada. En el segundo caso, se trata de un software de firma digital que permite completar la firma de un documento.
Ventajas de firmar un documento online
Ahora que ya sabes cómo firmar digitalmente un documento, te estarás preguntando: ¿por qué es importante tener una firma electrónica? Básicamente existen 5 razones principales para llevar a cabo un proceso completo de digitalización, a nivel particular, profesional y/o corporativo.
- Economía
Disponer de una firma electrónica supone un ahorro sustancial en muchos sentidos, gracias a la reducción de costos de impresión de documentos en papel, además de la optimización de tiempo y espacio. La firma digital es una opción ética y ecológica que tiene un impacto positivo en el medio ambiente.
- Simplificación
La firma digital es uno de los primeros pasos para iniciar un proceso de simplificación de la gestión de tus documentos, con la consiguiente agilización del proceso interno, especialmente para las empresas. De hecho, la transmisión de documentos es más rápida y eficiente.
- Validez jurídica
Como decíamos, es posible garantizar la validez legal de los documentos electrónicos con diferentes significados legales, según el tipo de firma utilizada.
- Adaptación
Elige el tipo de firma que mejor se adapte a tus necesidades, el tipo de documento a firmar, el destinatario final y el contexto normativo. ¡Todo es adaptable!
- Fiabilidad
La firma electrónica, con pleno respeto a la privacidad, representa un servicio seguro, alineado con los principios fundamentales de la transformación digital y la Ley General de Protección de Datos (LGPD).
Herramientas para firmar documentos online
Necesitas poner tu firma en un documento PDF, pero, como nunca has hecho algo así, no tienes idea de cómo hacerlo y, sobre todo, ¿qué herramientas utilizar? Si este es el caso, ¡has encontrado la guía correcta!
A continuación, descubre cómo firmar digitalmente un documento PDF usando una computadora, smartphone o tablet. Aunque no quieras instalar nuevas herramientas en tus dispositivos, no te preocupes, ya es posible hacerlo online.
DocuSign
DocuSign es una plataforma de gestión de firmas digitales online. Con ella, puedes crear firmas electrónicas legalmente vinculadas más rápido que nunca.
La plataforma te permite firmar documentos usando el teclado, capturar una firma manuscrita o usar el mouse o touchpad para insertarla en un documento. ¡Esto ahorra mucho tiempo, esfuerzo y gastos de envío!
DocuSign también ofrece la posibilidad de enviar y recibir documentos conocidos como sobres. La cantidad de sobres que puedes usar cada mes varía y depende del plan que elijas. ¡Hay una versión gratuita!
SmallPDF
Fundado en 2013, SmallPDF es una plataforma que promete una respuesta simple, segura y de confianza a los problemas de los programas de PDF. ¡Al eliminar funciones innecesarias y centrarse en la experiencia del usuario, se ha convertido en uno de los softwares de PDF más descargados!
¡SmallPDF ofrece soluciones completas para la toma de notas, el almacenamiento de documentos, la firma digital, la captura de documentos, la conversión de archivos, la criptografía y más!
iLovePDF
También favorito en la conversión de documentos, iLovePDF salva vidas al ofrecer soluciones completas para la edición de PDF: ¡firmas, conversiones, combinación de archivos y más! Y lo mejor: con una interfaz intuitiva, ideal para aficionados.
Hay varios planes diferentes que incluyen opciones individuales, familiares y empresariales para apoyar tu hogar o lugar de trabajo. Varios usuarios pueden compartir documentos fácilmente y conectarse a cuentas personales.
ClickSign
ClickSign es un software completo que ofrece una serie de recursos importantes que incluyen la firma de documentos, la creación de contactos y la negociación. También tiene muchas funciones que otros servicios no tienen, como modelos de demostración, funciones basadas en permisos y administración de firmas electrónicas en una nube privada.
No se requieren descargas, pero los nuevos visitantes deberán crear una cuenta para acceder a los documentos. Los precios van desde $162 MXN hasta valores personalizados para soluciones diseñadas por empresas, según lo que elijas.
¿Cuál es la solución adecuada para ti?
Hay muchos candidatos para el mejor servicio de firma electrónica, dependiendo de tus necesidades y presupuesto. Vale la pena recordar, que no todos los servicios ofrecen las mismas funciones, posibilidades de integración y precios.
Entonces, nuestra recomendación es que evalúes de manera realista lo que necesitas y afines tu búsqueda por el software ideal.
¿Por qué necesito un servicio de firma electrónica para mi empresa?
El servicio de firma electrónica adecuado puede brindarte una serie de herramientas y precios exclusivos para servir mejor a tu pequeña empresa. Esto puede incluir criptografía actualizada, integraciones de software y varios usuarios.
¡Nuestras selecciones para el mejor servicio de firma electrónica para pequeñas empresas son un excelente punto de partida para elegir el que más se ajuste a tus necesidades!